Sonradan bulabildiğiniz notlar

Notebook, belge de görev de olmayan yazıları tutuyor: toplantı notları, kararlar, araştırma, müşterinin telefonda söylediği şey. Bozulma biçimi notları kaybetmek değil — notlara sahip olup bir daha hiç okumamak.

Bütün arama sorunu başlıkta

İçeriği hatırlamayacaksınız. Kabaca neyle ilgili olduğunu ve kabaca ne zaman olduğunu hatırlayacaksınız; gerisini arama halleder — yeter ki başlıkta gerçekten yazacağınız kelimeler olsun.

“Toplantı notları” bulunamaz; kırk tane var. “Acme — fiyatlama kararı, mart” bulunabilir, çünkü her parçası sonradan arayabileceğiniz bir şey. Başlığı iki ay sonraki, bunun olduğunu unutmuş kişi için yazın.

Tartışmayı değil kararı kaydedin

Toplantı notlarının çoğu konuşmanın dökümüdür ve bu, sonradan tam olarak kimsenin ihtiyaç duymadığı kısımdır. İnsanların geri döndüğü şey neyin kararlaştırıldığı, kimin yapacağı ve neyin elendiğidir.

Sonuncusu göründüğünden önemli. Altı ay sonra biri sizin çoktan reddettiğiniz şeyi öneriyor ve nedenini söyleyen tek satır olmayınca aynı tartışmayı baştan yapıyorsunuz. Tek cümle — “teslim tarihi yüzünden Y yerine X'i seçtik” — gelecekteki bir toplantının bir saatini kurtarır.

Bir not ne zaman not olmaktan çıkmalı

Eylem içeren bir not, hemen o anda bir görev üretmeli. Notlar yapılacaklar listesi değil ve kimse taahhüt aramak için notları taramıyor.

Aynı şekilde, birkaç kişinin bir şeyi düzenli olarak değiştirmesi gerekiyorsa o artık nottan büyümüştür; bir belgeye ya da dosyaya aittir. İşaret, sürüm kayması: iki kişi aynı notu farklı içerikle aktarıyorsa o not bir ay önce taşınmalıydı.

Ortak notların bir yazarı olmalı

Herkesin düzenleyebildiği, kimsenin sahiplenmediği bir not, kimsenin fark etmediği bir şekilde bayatlar; çünkü bayatlığın da sahibi yoktur.

Paylaşılan her şeyin başına bir isim ve bir tarih koyun — suç dağıtmak için değil, okuyan kişi güncel bir şeye mi yoksa geçen ilkbaharda aceleyle yazılmış bir şeye mi baktığını anlayabilsin diye.