Şablonlar ve geri gelen işler
Şablon, bir kez verip sonra sorgulamayı bıraktığınız bir karardır. Değeri de tehlikesi de tam olarak budur.
İşlerin çoğu insanların itiraf ettiğinden fazla tekrarlanıyor ve bu tekrarı iyi kurmak satın alabileceğiniz en ucuz verimlilik. Kötü kurmak ise bir çalışma alanının kimsenin seçmediği şeylerle dolmasının yolu.
İçeriği değil biçimi şablonlayın
İyi şablonlar yapı taşır: bir teklifin ihtiyaç duyduğu bölümler, bir devir teslimin adımları, bir hata bildiriminin zorunlu alanları. Kötü şablonlar metin taşır ve sonra geçen çeyreğin rakamlarıyla dışarı çıkar; çünkü biri dört paragrafı düzeltmiş, beşinciyi atlamıştır.
Test şu: doldurulmuş bir kopya olduğu gibi gönderilebilir mi? Gönderilebiliyorsa şablon fazla iş yapıyor. Özgün kısımları boş ve bariz biçimde boş bırakın — boş bir satır, bir zamanlar doğru olan makul bir cümleden güvenlidir.
Birincide değil, üçüncüde şablon yapın
Her şeyin ilk sürümü, henüz göremediğiniz biçimlerde yanlıştır ve şablon onu dondurur. İşi iki kez yapın, aralarında neyin değiştiğini görün ve aynı kalan kısmı şablonlayın.
Bu ayrıca, sonradan bir kez olduğu anlaşılan şeyler için şablon üretmenizi engelliyor. Her çalışma alanındaki şablonların şaşırtıcı bir kısmı tam olarak bir kez, onu yapan kişi tarafından kullanılmıştır.
Şablonlar çürür ve kimse fark etmez
Sahibi olmayan belge, doğru olmayı bıraktıktan çok sonra da kullanılmaya devam eder. İçinde bıraktığınız bir araca atıf yapan bir adım, artık var olmayan bir onay için bir bölüm, taşınmış bir klasöre bir bağlantı vardır.
Her birinin başına bir isim ve bir tarih koyun. Böylece biri yanlış bir adıma çarptığında sessizce etrafından dolaşmak yerine kime söyleyeceğini bilir — asıl maliyet o dolambaçtır, çünkü herkes farklı birini icat eder.
Kimsenin iptal etmeye cesaret edemediği tekrarlı iş
Tekrar eden maddeler şablonlardan kötüdür; çünkü kendi başlarına iş üretirler. Üç kişinin aldığı ve kimsenin okumadığı aylık rapor, yine de birinin yarım gününe mal oluyor; her ay, sonsuza kadar.
Yılda bir kez, tekrarlayan her şeyi silmek yerine bir tur durdurun. Kimse sormazsa cevabınızı almışsınız demektir ve tartışmasız silebilirsiniz. İlk hafta içinde biri sorarsa buna gerçekten kimin bağımlı olduğunu öğrenmişsinizdir — ki bu neredeyse her zaman alıcı listesinin gösterdiğinden daha az ve farklı insanlardır.
Gerçekten sorulan sorular
Bir şablon ne içermeli?
Metin değil yapı: bir teklifin bölümleri, bir devrin adımları. Doldurulmuş kopya olduğu gibi gönderilebiliyorsa şablon fazla iş yapıyordur; boş bir satır, bir zamanlar doğru olan makul bir cümleden güvenlidir.
Bir şeyi ne zaman şablona çevirmeliyim?
Üçüncü seferde. İlk sürüm henüz göremediğiniz biçimlerde yanlıştır ve şablon onu dondurur. İki kez yapın, neyin değiştiğine bakın ve aynı kalan kısmı şablonlayın.
Kimsenin ihtiyaç duymadığı tekrarlı işi ne yapmalı?
Yılda bir kez, silmek yerine bir tur durdurun. Kimse sormazsa tartışmasız silin; biri sorarsa buna gerçekten kimin bağımlı olduğunu öğrenmiş olursunuz.
