Des notes qu’on retrouve
Écrire une note prend une minute. La retrouver huit semaines plus tard est la partie que personne ne prévoit.
Notebook contient l’écrit qui n’est ni document ni tâche : comptes rendus, décisions, recherches, ce qu’un client a dit au téléphone. Son mode de défaillance n’est pas de perdre des notes — c’est d’en avoir et de ne jamais les relire.
Le titre est tout le problème de recherche
Vous ne vous souviendrez pas du contenu. Vous vous souviendrez à peu près du sujet et à peu près de la date, et la recherche fera le reste — à condition que le titre contienne les mots que vous taperiez vraiment.
« Compte rendu de réunion » est introuvable ; il y en a quarante. « Acme — décision tarifaire, mars » se retrouve, parce que chaque morceau est un mot que vous chercheriez. Écrivez le titre pour la personne que vous serez dans deux mois et qui a oublié que cela a eu lieu.
Notez la décision, pas la discussion
La plupart des comptes rendus sont une transcription de la conversation, précisément la partie dont personne n’a besoin ensuite. Ce qu’on vient rechercher, c’est ce qui a été décidé, qui s’en charge, et ce qui a été écarté.
Ce dernier point compte plus qu’il n’y paraît. Six mois après, quelqu’un propose ce que vous aviez rejeté, et sans une ligne expliquant pourquoi, vous refaites le même débat depuis le début. Une phrase — « nous avons choisi X plutôt que Y à cause de la date de livraison » — fait gagner une heure de réunion future.
Quand une note doit cesser d’être une note
Une note contenant une action doit produire une tâche, sur-le-champ. Les notes ne sont pas des listes de tâches, et personne ne les parcourt à la recherche d’engagements.
De même, dès que plusieurs personnes doivent modifier quelque chose régulièrement, cela a dépassé la note : sa place est dans un document ou un fichier. Le signal, c’est la dérive de versions — deux personnes citant la même note avec des contenus différents.
Les notes partagées ont besoin d’un auteur
Une note que tout le monde modifie et que personne ne possède devient obsolète sans que quiconque le remarque, car l’obsolescence non plus n’a pas de responsable.
Mettez un nom et une date en haut de tout ce qui est partagé — non pour désigner un coupable, mais pour que le lecteur sache s’il regarde quelque chose d’actuel ou quelque chose tapé à la hâte au printemps dernier.
Questions fréquentes
Pourquoi je ne retrouve jamais mes anciennes notes ?
À cause des titres. Vous ne vous souvenez pas du contenu, seulement du sujet approximatif et de la période. « Compte rendu de réunion » est introuvable ; « Acme — décision tarifaire, mars » contient les mots que vous taperiez.
Que doivent contenir des notes de réunion ?
Ce qui a été décidé, qui s’en charge et ce qui a été écarté — pas une transcription. L’option écartée compte le plus : sans une ligne expliquant pourquoi, vous referez le même débat dans six mois.
Quand une note doit-elle devenir autre chose ?
Dès qu’elle contient une action, créez une tâche : personne ne parcourt les notes à la recherche d’engagements. Et dès que plusieurs personnes la modifient régulièrement, sa place est dans un document ou un fichier.
