Appunti che ritrovi
Scrivere un appunto richiede un minuto. Ritrovarlo otto settimane dopo è la parte che nessuno pianifica.
Notebook contiene ciò che si scrive e non è né documento né attività: verbali, decisioni, ricerche, quello che un cliente ha detto al telefono. Il suo modo di fallire non è perdere appunti, ma averli e non rileggerli mai.
Il titolo è tutto il problema di ricerca
Il contenuto non lo ricorderai. Ricorderai più o meno di cosa parlava e più o meno quando, e il resto lo fa la ricerca — a patto che il titolo contenga le parole che digiteresti davvero.
“Note della riunione” è introvabile; ce ne sono quaranta. “Acme — decisione sui prezzi, marzo” si trova, perché ogni pezzo è qualcosa che cercheresti. Scrivi il titolo per la persona che sarai tra due mesi e che ha dimenticato che sia successo.
Registra la decisione, non la discussione
Quasi tutti i verbali sono la trascrizione della conversazione, cioè esattamente la parte di cui poi nessuno ha bisogno. Ci si torna per sapere cosa è stato deciso, chi lo fa e cosa è stato scartato.
L’ultimo punto conta più di quanto sembri. Sei mesi dopo qualcuno propone ciò che avevate già respinto e, senza una riga che spieghi perché, rifate lo stesso dibattito da capo. Una frase — “abbiamo scelto X invece di Y per la data di consegna” — salva un’ora di una riunione futura.
Quando un appunto deve smettere di essere un appunto
Un appunto che contiene un’azione deve generare un’attività, in quel momento. Gli appunti non sono liste di cose da fare e nessuno li scorre in cerca di impegni.
Allo stesso modo, quando più persone devono cambiare qualcosa con regolarità, quella cosa è cresciuta oltre l’appunto e appartiene a un documento o a un file. Il segnale è la deriva delle versioni: due persone che citano lo stesso appunto con contenuti diversi.
Gli appunti condivisi hanno bisogno di un autore
Un appunto che tutti modificano e nessuno possiede invecchia in un modo che nessuno nota, perché nemmeno l’invecchiamento ha un responsabile.
Metti un nome e una data in cima a tutto ciò che è condiviso: non per attribuire colpe, ma perché chi legge capisca se ha davanti qualcosa di attuale o qualcosa digitato in fretta la primavera scorsa.
Domande frequenti
Perché non ritrovo mai i vecchi appunti?
Per i titoli. Non ricordi il contenuto, solo grosso modo l’argomento e il periodo. “Note della riunione” è introvabile; “Acme — decisione sui prezzi, marzo” contiene le parole che digiteresti davvero.
Cosa deve contenere un verbale?
Cosa è stato deciso, chi lo fa e cosa è stato scartato — non una trascrizione. Lo scartato conta di più: senza una riga che spieghi perché, tra sei mesi rifarete lo stesso dibattito.
Quando un appunto deve diventare altro?
Appena contiene un’azione, crea un’attività: nessuno scorre gli appunti in cerca di impegni. E quando più persone lo modificano con regolarità, appartiene a un documento o a un file.
