Davetler, roller ve kim neyi görüyor

Birini Lodos’a eklemek yirmi saniye sürer. Üzerine düşünmeye değen kısım, davet kabul edildikten sonraki ilk dakikada ne gördükleri; çünkü yarın geri dönüp dönmeyeceklerine o dakika karar veriyor.

Davet aslında nasıl işler

Davetler Collaborators modülünde yaşar. Bir e-posta adresi girersiniz, rol seçersiniz, Lodos bağlantılı bir mesaj gönderir. O bağlantının arkasında kişiye göre üç şey olur:

• Lodos hesabı zaten var. Kabul ettiği anda çalışma alanı seçicisinde belirir. Yeni parola yok, ikinci hesap yok.
• Hesabı yok. Kayıt olur ve indiği anda çalışma alanı onu bekliyordur. Davet e-posta adresine bağlıdır; başka bir adresle kayıt olursa sessizce dışarıda kalır.
• Görmezden gelir. Davet beklemede kalır ve Collaborators listenizde kabul edilmemiş olarak görünür. Kendiliğinden süresi dolmaz.

“Davet hiç gelmedi” konuşmalarının neredeyse tamamı ortadaki durumdan çıkar. Siz iş adresine davet göndermişsinizdir, kişi kişisel Gmail’iyle kayıt olmuştur. Spam klasörü teorisine geçmeden önce Collaborators’taki bekleyenler listesine bakın.

Roller, sade haliyle

Lodos rolleri bilerek kaba tutuyor. Otuz onay kutulu bir yetki matrisi yok ve iki türü de kullanan ekipleri gördükten sonra söyleyebilirim: doğru karar. İnce ayarlı yetkiler bir kez, yanlış kurulur ve bir daha açılmaz.

Yönetici kişi ekleyip çıkarabilir, çalışma alanını yeniden adlandırabilir, hangi modüllerin görüneceğini değiştirebilir ve kalıcı silme yapabilir. Bunu iki kişiyle sınırlayın.

Üye işi yapar: görev açar ve düzenler, dosya yükler, süre girer, otomasyon çalıştırır, toplantıya katılır. Kıdemliler dahil neredeyse herkes için doğru rol budur. Kıdem bir yetki seviyesi değildir.

Misafir yalnızca kendisiyle açıkça paylaşılanı görür. Müşteri, tek projede çalışan bir tedarikçi ya da denetçi için olan rol bu. Misafir üye dizinini görmez — kulağa geldiğinden daha önemli, çünkü bir müşterinin ekibinizi tek tek sayabilmesi istenmez.

Rollerin üstünde bir de proje bazlı erişim var. Çalışma alanının üyesi olan biri yine de dokuz projenizden ikisiyle sınırlanabilir. İdareli kullanın; ne kadar çok çit çekerseniz “şunu bana yollar mısın, göremiyorum” mesajlarına o kadar çok vakit ayırırsınız.

İşleyen sıra

İnsanlar bir araç hakkındaki kanaatini ilk ekranda kurar. Boş bir çalışma alanı “burada bir şey olmuyor” diye okunur ve bu izlenimi geri çevirmek şaşırtıcı derecede zordur.

Bu yüzden kimseyi davet etmeden önce:

1. Görev Yönetimi’nde üzerinde gerçek görevler olan en az bir pano oluşturun — “Test görev 1” değil.
2. İnsanların gerçekten isteyeceği üç beş dosyayı yükleyin. Marka kiti, güncel sözleşme, sunum.
3. Social Hive’a bu çalışma alanının ne için olduğunu ve ilk olarak ne yapılmasını istediğinizi söyleyen tek bir mesaj yazın.
4. Bu ay kimsenin açmayacağı modülleri gizleyin.

Sonra tek tek değil, toplu davet edin. Toplu davet ortamı canlı gösteren küçük bir hareketlilik yaratır; bir haftaya yayılan damla damla davetler ise dört ayrı kişinin sessiz bir odaya girmesiyle sonuçlanır.

Yeni üye ilk neyi görür

Soruları önceden kestirebilmek için bilmekte fayda var: yeni üye solda modül kenar çubuğuyla çalışma alanı panosuna iner ve bildirim merkezi boştur. Erişimi olan panoları, erişimi olan dosyaları ve misafir değilse üye dizinini görür.

Görmedikleri: kişisel çalışma alanınız, özel Notebook’unuzdaki hiçbir şey, erişemedikleri projelerde katılmadan önce girilmiş süre kayıtları ve arşivlenmiş öğeler.

İnsanları asıl yakalayan şey Social Hive’daki geçmiş. Yeni bir üye kanalı en başına kadar geriye okuyabilir. Davet etmek üzere olduğunuz kişi hakkında bir kanalda açık açık konuştuysanız, daveti göndermeden önce o konuşmayı taşıyın. “Geçmişi yeni üyelerden gizle” diye bir anahtar yok; böyle bir şeye ihtiyaç duymak da genelde o konuşmanın başka bir kanala ait olduğunun işareti.

Maliyeti

Davet göndermek sizin tarafınızda ücretli plan ister — kullanıcı başına aylık 1.499 ₺ ile Basic ya da 4.799 ₺ ile Pro. Ücretsiz Standard planı gerçekten tam donanımlı ama tek kişilik: otuz modülün hepsi, ayda 250.000 yapay zeka jetonu, 1 GB alan, davet yok.

Gözden kaçması kolay olan kısım: davet ettiğiniz kişinin ödeme yapması gerekmiyor. Ücretsiz plandaki biri davetinizi kabul edip çalışma alanınızda normal şekilde çalışabilir. Koltuğu siz satın alıyorsunuz, o değil. Ajanslar için bu hesabı ciddi şekilde değiştirir — müşterilerinizi misafir olarak dahil etmenin ek maliyeti yok.

Birini çıkarmak

Collaborators’tan bir üyeyi çıkarmak erişimi anında keser, açık oturumlar dahil. Ürettikleri kalır: görevleri, dosyaları, süre kayıtları, mesajları. Bu bilinçli. Biri iş değiştirdi diye bir proje geçmişini kaybetmemeli.

Aynı gün yapılacak iki şey var, çünkü ikisi de unutulmaya çok müsait:

O kişiye atanmış görevleri yeniden atayın. Ataması olmayan görevler kimsenin listesinde görünmez ve sütunun dibinde sessizce çürür.

Otomasyonları kontrol edin. Ayrılan birinin kurduğu otomasyon çalışmaya devam eder, ama içinde o kişinin erişimine bağlı ne varsa sessizce hata vermeye başlar. Automation her akışta sahibini gösteriyor — her ayrılıktan sonra bir kez ona göre sıralayın.