Invitaciones, roles y quién ve qué

Añadir a alguien a Lodos lleva unos veinte segundos. Lo que merece reflexión es qué ve esa persona en el primer minuto después de aceptar, porque ese minuto decide si vuelve mañana.

Cómo funciona realmente una invitación

Las invitaciones viven en el módulo Collaborators. Escribes una dirección de correo, eliges un rol y Lodos envía un mensaje con un enlace. Detrás de ese enlace pasan tres cosas distintas según quién sea la persona:

• Ya tiene cuenta de Lodos. El espacio aparece en su selector en cuanto acepta. Sin contraseña nueva, sin segunda cuenta.
• No tiene cuenta. Se registra y el espacio la está esperando al entrar. La invitación está ligada a la dirección de correo, así que registrarse con otra dirección la deja fuera sin avisar.
• La ignora. La invitación queda pendiente y aparece en tu lista de Collaborators como no aceptada. No caduca por sí sola.

De ese caso intermedio salen casi todos los «nunca me llegó la invitación». La persona se registró con su Gmail personal mientras tú invitabas su dirección de trabajo. Mira la lista de pendientes antes de perseguir la teoría de la carpeta de spam.

Los roles, en lenguaje llano

Lodos mantiene los roles deliberadamente gruesos. No hay una matriz de permisos con treinta casillas y, tras ver equipos usando ambos enfoques, es la decisión correcta: los permisos finos se configuran una vez, mal, y no se revisan nunca.

Administrador puede añadir y quitar personas, renombrar el espacio, cambiar qué módulos se ven y borrar cosas de forma permanente. Limítalo a dos personas.

Miembro hace el trabajo: crea y edita tareas, sube archivos, registra tiempo, ejecuta automatizaciones, entra en reuniones. Es el rol correcto para casi todo el mundo, incluidos los perfiles sénior. La antigüedad no es un nivel de permiso.

Invitado solo ve lo que se ha compartido explícitamente con él. Es el rol para un cliente, para un colaborador externo de un solo proyecto o para un auditor. Un invitado no ve el directorio de miembros, lo cual importa más de lo que parece: un cliente no debería poder enumerar tu equipo.

Por encima de los roles, Collaborators tiene acceso por proyecto. Un miembro del espacio puede quedar limitado a dos de tus nueve proyectos. Úsalo con moderación: cuantas más vallas pongas, más tiempo pasarás respondiendo «¿me lo puedes mandar? no lo veo».

El orden que funciona

La gente se forma una opinión de una herramienta en la primera pantalla. Un espacio vacío se lee como «aquí no pasa nada», y esa impresión es sorprendentemente difícil de revertir.

Así que antes de invitar a nadie:

1. Crea al menos un tablero en Task Management con tareas reales, no «Tarea de prueba 1».
2. Sube los tres o cuatro archivos que la gente va a pedir de verdad. El kit de marca, el contrato vigente, la presentación.
3. Publica un mensaje en Social Hive que diga para qué es este espacio y qué quieres que hagan primero.
4. Oculta los módulos que nadie va a abrir este mes.

Y entonces invita, en tanda y no de uno en uno. Una tanda genera un pequeño estallido de actividad que hace que el sitio parezca vivo; repartir invitaciones a lo largo de una semana produce cuatro personas entrando por separado en una sala en silencio.

Qué ve primero un miembro nuevo

Conviene saberlo para anticipar las preguntas: un miembro nuevo llega al panel del espacio con la barra de módulos a la izquierda y el centro de notificaciones vacío. Ve los tableros y archivos a los que tiene acceso, y el directorio de miembros salvo que sea invitado.

No ve: tu espacio personal, nada de tu Notebook privado, registros de tiempo de proyectos a los que no accede, ni elementos archivados.

Lo que pilla a la gente desprevenida es el historial de Social Hive. Un miembro nuevo puede leer un canal hasta el principio. Si has usado un canal para hablar con franqueza de la persona que estás a punto de invitar, mueve esa conversación antes de enviar la invitación. No existe un interruptor de «ocultar historial a los nuevos», y pedirlo suele indicar que esa conversación pertenecía a otro canal.

Lo que cuesta

Invitar requiere un plan de pago por tu parte: Basic a 30 $ por usuario y mes, o Pro a 99 $. El plan Standard gratuito es realmente completo pero individual: los treinta módulos, 250.000 tokens de IA al mes, 1 GB de almacenamiento, sin invitaciones.

Lo que se pasa por alto con facilidad: la persona a la que invitas no necesita pagar. Alguien con el plan gratuito puede aceptar tu invitación y trabajar con normalidad en tu espacio. El asiento lo compras tú, no ella. Para las agencias esto cambia bastante las cuentas: incluir a tus clientes como invitados no te cuesta nada extra.

Quitar a alguien

Quitar a un miembro desde Collaborators revoca el acceso al instante, incluidas las sesiones abiertas. Lo que creó se queda: sus tareas, sus archivos, sus registros de tiempo, sus mensajes. Es deliberado. Un proyecto no debería perder su historia porque alguien cambió de trabajo.

Dos cosas que hacer ese mismo día, porque ambas se olvidan con facilidad:

Reasigna las tareas que tenía asignadas. Las tareas sin responsable no aparecen en la lista de nadie y se pudren en silencio al fondo de una columna.

Revisa las automatizaciones. Una automatización creada por alguien que se ha ido sigue ejecutándose, pero todo lo que dependiera de su acceso empezará a fallar en silencio. Automation muestra el propietario de cada flujo; ordena por ahí una vez después de cada salida.