Var olduğunu bildiğiniz şeyi bulmak
Hiç görmediğiniz bir şeyi nadiren ararsınız. Hatırladığınız bir şeyi ararsınız ve hafıza anahtar kelime saklamıyor.
Otuz modül arasında bir şeyin bulunabileceği her zaman birden fazla yer var. Marifet arama söz diziminden çok, gerçekte neyi hatırladığınızı bilmekte.
Hafıza üç şey tutar ve hiçbiri anahtar kelime değildir
Aramaya çıktığınızda ifadeyi neredeyse hiç hatırlamazsınız. Kabaca kimin dahil olduğunu, kabaca ne zaman olduğunu ve nasıl bir şey olduğunu hatırlarsınız — bir mesaj, bir dosya, bir karar.
O hâlde onları arayın. Kişiye ve kaba bir tarih aralığına göre süzmek, çalışma alanını herhangi bir ifadeden hızlı daraltıyor; çünkü “mart civarı, Ayşe'nin gönderdiği bir şey” gerçek bir hatıra, “çeyreklik fiyat revizyonu” ise o anda uydurduğunuz bir yeniden kurgu. Bir anahtar kelime araması iki kez başarısız olduysa yeniden yazmayı bırakıp kişiye geçin.
Önce nasıl bir şey olduğuna karar verin
Başarısız aramaların yarısı yanlış modülde yapılıyor. İnsanlar bir kararı dosyalar arasında ya da yalnızca adı geçtiği bir konuşmada dosya arıyor.
Çoğu zaman tutan hızlı bir kural: kararlaştırıldıysa not ya da görevdir; üretildiyse dosyadır; yalnızca söylendiyse mesajdır. Söylenip sonra önemli hâle gelen her şey ilk ikisinden birine dönüşmüş olmalıydı; mesaj aramasının ilk hamle değil son çare olmasının sebebi de bu.
Bulunabilirlik ararken değil yazarken oluşur
Arama anında yapacağınız hiçbir şey “son sürüm” adlı bir belgeyi kurtarmıyor. İş daha önce yapılıyor ve madde başına yaklaşık dört saniye tutuyor: başlığa müşteri ya da proje adını, tarihli olan her şeye tarihi koyun.
Bütün numara bu. Arama motorları yazdığınızla eşleşir; gelecekteki siz isim ve ay yazar. Geri gelen başlıklar, isim ve ay içerenlerdir.
Birine sormak meşru bir arama biçimidir
Bir eşik var — yaklaşık iki dakika — ondan sonra o şeyi yapan kişiye sormak devam etmekten hızlı; çoğu insan ise bu eşiği fazlasıyla aşıyor, çünkü sormak itiraf gibi hissettiriyor.
Değil. Sizin iki dakikanız artı onun yirmi saniyesi, sizin on beş dakikanızdan iyi. Üstelik cevapları genelde bağlantı değil konumdur ve o sizde kalır: bir dahakine o tür şeyin nerede yaşadığını bilirsiniz.
Gerçekten sorulan sorular
Arama neden sürekli işe yaramıyor?
Çünkü hatırladığınızı değil, o an kurguladığınız bir ifadeyi yazıyorsunuz. İfadeyi hatırlamazsınız; kabaca kimi ve kabaca ne zaman olduğunu hatırlarsınız. İfadeyi yeniden yazmak yerine kişiye ve tarih aralığına göre süzün.
Önce nereye bakmalıyım?
Nasıl bir şey olduğuna karar verin. Kararlaştırıldıysa not ya da görevdir; üretildiyse dosyadır; yalnızca söylendiyse mesajdır. Mesaj araması ilk hamle değil son çaredir.
Şeyleri sonradan bulmayı nasıl kolaylaştırırım?
Ararken değil yazarken. Başlığa müşteri ya da proje adını, tarihli olanlara tarihi koyun — madde başına dört saniye. Gelecekteki siz isim ve ay arıyor olacak.
