Trovare quella cosa che sai che esiste
Raramente cerchi qualcosa che non hai mai visto. Cerchi qualcosa che ricordi, e la memoria non conserva parole chiave.
Tra trenta moduli c’è sempre più di un posto in cui una cosa potrebbe stare. L’abilità riguarda meno la sintassi di ricerca e più il sapere cosa ricordi davvero.
La memoria trattiene tre cose, e nessuna è una parola chiave
Quando ti metti a cercare, quasi mai ricordi la formulazione. Ricordi più o meno chi era coinvolto, più o meno quando è successo e di che genere di cosa si trattava: un messaggio, un file, una decisione.
Allora cerca quelli. Filtrare per persona e per un intervallo di date approssimativo restringe uno spazio più in fretta di qualunque frase, perché “verso marzo, qualcosa mandato da Ayşe” è un ricordo vero, mentre “revisione trimestrale dei prezzi” è una ricostruzione inventata sul momento. Se una ricerca per parole fallisce due volte, smetti di riscriverla e passa alla persona.
Decidi prima di che genere di cosa si tratta
Metà delle ricerche fallite avviene nel modulo sbagliato. Si cerca una decisione tra i file, o un file in una conversazione dove era solo citato.
Una regola rapida che regge quasi sempre: se è stato concordato è un appunto o un’attività; se è stato prodotto è un file; se è stato solo detto è un messaggio. Tutto ciò che è stato detto e poi ha contato avrebbe dovuto diventare una delle prime due, ed è per questo che la ricerca nei messaggi è l’ultima risorsa e non la prima mossa.
La reperibilità si crea scrivendo, non cercando
Nulla di ciò che fai al momento della ricerca salva un documento chiamato “versione finale”. Il lavoro si fa prima e costa circa quattro secondi per elemento: nome del cliente o del progetto nel titolo, e la data su tutto ciò che è datato.
È tutto qui il trucco. I motori trovano ciò che digiti; il tuo io futuro digita nomi e mesi. I titoli che tornano indietro sono quelli che contengono nomi e mesi.
Chiedere a qualcuno è una ricerca legittima
C’è una soglia — circa due minuti — oltre la quale chiedere a chi ha fatto quella cosa è più veloce che continuare, e quasi tutti la superano di parecchio, perché chiedere sembra un’ammissione.
Non lo è. Due minuti tuoi più venti secondi suoi battono quindici minuti tuoi. E la risposta di solito non è il link ma la posizione, che ti resta: la prossima volta sai dove vive quel tipo di cosa.
Domande frequenti
Perché la ricerca continua a non funzionare?
Perché digiti una ricostruzione invece di un ricordo. La formulazione non la ricordi: ricordi più o meno chi e più o meno quando. Filtra per persona e intervallo di date invece di riscrivere una frase.
Dove devo guardare per primo?
Decidi di che genere di cosa si tratta. Se è stato concordato è un appunto o un’attività; se è stato prodotto è un file; se è stato solo detto è un messaggio. La ricerca nei messaggi è l’ultima risorsa.
Come rendo le cose più facili da ritrovare?
Scrivendo, non cercando. Metti il nome del cliente o del progetto nel titolo e la data su ciò che è datato: circa quattro secondi per elemento. Il tuo io futuro cercherà nomi e mesi.
