Das finden, von dem Sie wissen, dass es existiert
Man sucht selten etwas, das man nie gesehen hat. Man sucht etwas, an das man sich erinnert — und Erinnerung speichert keine Stichwörter.
Über dreißig Module hinweg gibt es immer mehr als einen Ort, an dem etwas liegen könnte. Die Fähigkeit besteht weniger in Suchsyntax als darin, zu wissen, woran Sie sich tatsächlich erinnern.
Das Gedächtnis behält drei Dinge, und keines ist ein Stichwort
Wenn Sie suchen, erinnern Sie fast nie den Wortlaut. Sie erinnern ungefähr, wer beteiligt war, ungefähr wann es war und um welche Art Sache es ging — eine Nachricht, eine Datei, eine Entscheidung.
Also suchen Sie danach. Nach Person und grobem Zeitraum zu filtern grenzt einen Workspace schneller ein als jede Formulierung, denn „irgendwann im März, etwas, das Ayşe geschickt hat“ ist eine echte Erinnerung, „quartalsweise Preisrevision“ dagegen eine Rekonstruktion, die Sie gerade erfunden haben. Scheitert eine Stichwortsuche zweimal, tippen Sie sie nicht neu — wechseln Sie zur Person.
Entscheiden Sie zuerst, um welche Art Sache es geht
Die Hälfte gescheiterter Suchen findet im falschen Modul statt. Man sucht eine Entscheidung zwischen Dateien oder eine Datei in einem Gespräch, in dem sie nur erwähnt wurde.
Eine schnelle Regel, die meistens trägt: Wurde es vereinbart, ist es eine Notiz oder Aufgabe; wurde es erstellt, ist es eine Datei; wurde es nur gesagt, ist es eine Nachricht. Alles, was gesagt wurde und dann wichtig war, hätte eines der ersten beiden werden sollen — weshalb die Nachrichtensuche der letzte Ausweg ist und nicht der erste Zug.
Auffindbarkeit entsteht beim Schreiben, nicht beim Suchen
Nichts, was Sie zum Suchzeitpunkt tun, rettet ein Dokument namens „finale Fassung“. Die Arbeit passiert früher und kostet etwa vier Sekunden pro Eintrag: Kunden- oder Projektname in den Titel, Datum auf alles Datierte.
Das ist der ganze Trick. Suchmaschinen finden, was Sie tippen; Ihr künftiges Ich tippt Namen und Monate. Zurück kommen die Titel, die Namen und Monate enthalten.
Jemanden zu fragen ist eine legitime Suche
Es gibt einen Punkt — etwa zwei Minuten — ab dem Fragen schneller ist als Weitersuchen, und die meisten überschreiten ihn weit, weil Fragen sich wie ein Eingeständnis anfühlt.
Ist es nicht. Zwei Minuten Ihrer Zeit plus zwanzig Sekunden der anderen schlagen fünfzehn Minuten Ihrer. Und die Antwort ist meist nicht der Link, sondern der Ort — den behalten Sie: Beim nächsten Mal wissen Sie, wo so etwas wohnt.
Häufig gestellte Fragen
Warum scheitert meine Suche ständig?
Weil Sie eine Rekonstruktion tippen statt einer Erinnerung. Den Wortlaut erinnern Sie nicht — nur ungefähr wer und ungefähr wann. Filtern Sie nach Person und Zeitraum, statt eine Formulierung neu zu tippen.
Wo sollte ich zuerst suchen?
Klären Sie die Art der Sache. Vereinbart heißt Notiz oder Aufgabe; erstellt heißt Datei; nur gesagt heißt Nachricht. Die Nachrichtensuche ist der letzte Ausweg, nicht der erste Zug.
Wie mache ich Dinge später auffindbar?
Beim Schreiben, nicht beim Suchen. Kunden- oder Projektname in den Titel und ein Datum auf alles Datierte — etwa vier Sekunden pro Eintrag. Ihr künftiges Ich sucht nach Namen und Monaten.
