İnsanları içeri almak ve çıkarmak

Collaborators, kurumunuzun dışındaki kişilerin belirli işlere eriştiği yer — tek bir projedeki müşteri, altı haftalık bir serbest çalışan, tek bir klasöre ihtiyacı olan muhasebeci.

Çalışma alanını değil projeyi verin

Biri tek bir şeyi görmek istediğinde ilk içgüdü onu her şeye eklemektir; daha hızlıdır ve sonra düzeltirsiniz. Sonra düzeltmeyeceksiniz.

Erişimi işi yapmasına yetecek en dar seviyede verin. Serbest çalışan bir tasarımcının projeye ihtiyacı var, çalışma alanına değil. Müşterinin parasını ödediği projeye ihtiyacı var, yanındaki başka müşterinin adını taşıyana değil. Bu güvensizlikle ilgili değil — insanlar önlerinde ne varsa onu görüyor ve önlerinde kendi işleri olmalı.

Rolü iki soru belirler

Bir şeyi değiştirebilecek mi ve başkasını davet edebilecek mi? Kalan her şey bunlardan çıkıyor.

İşi üretmek olan herkese düzenleme, işi fikir belirtmek olan herkese görüntüleme yetkisi verin. Düzenleme yetkisi olan bir gözden geçiren er ya da geç kazara bir şeyi değiştirir ve bunun ne zaman olduğunu kimse bilemez. Başkasını davet etme hakkını kendi ekibinizde tutun — insan ekleyebilen dış işbirlikçi, erişim listenizi başkasının kararına çevirir.

Atlanan kısım tarih

Birini belirli süreli bir iş için eklediğinizde bitiş tarihini aynı gün bir yere yazın. Takvim hatırlatması yeter. Bu tek alışkanlık, gerçeği yansıtan bir erişim listesiyle üç yıl boyunca biriken bir liste arasındaki farktır.

Çıkarmayı işin bittiği gün yapın, aklınıza bir sonraki gelişinde değil. Erişimi kaldırmanın nazik bir anı yok, dolayısıyla hiç iyi bir zaman yok, dolayısıyla hiç olmuyor. Bunu bir karar değil, otomatik bir iş hâline getirin.

Yılda iki kez, on dakikalık gözden geçirme

İşbirlikçi listesini açın ve her isim için tek bir soruyla aşağı inin: bu kişi hâlâ bizimle çalışıyor mu? “Hâlâ ihtiyacı olabilir mi” değil — o sorunun cevabı her zaman belki. Sadece düz soru.

Her seferinde iki üç tane bulacaksınız. Mesele de bu: liste, siz baktığınızda hiç yanlış değil, bakmadığınızda yanlış.