Far entrare le persone, e farle uscire
Aggiungere qualcuno richiede dieci secondi. Rimuoverlo richiede ricordarsene, ed è per questo che nessuno lo fa.
Collaborators è dove persone esterne alla tua organizzazione ottengono accesso a un lavoro preciso: un cliente su un progetto, un freelance per sei settimane, una commercialista che ha bisogno di una cartella.
Concedi il progetto, non lo spazio di lavoro
Quando qualcuno deve vedere una cosa sola, l’istinto è aggiungerlo a tutto, perché è più veloce e poi si sistema. Poi non si sistema.
Concedi l’accesso al livello più stretto che consenta di lavorare. Una designer freelance ha bisogno del progetto, non dello spazio di lavoro. Un cliente ha bisogno del progetto che paga, non di quello accanto con il nome di un altro cliente. Non è diffidenza: le persone vedono ciò che hanno davanti, e ciò che hanno davanti dovrebbe essere il loro lavoro.
Due domande decidono il ruolo
Può modificare, e può invitare altri? Tutto il resto discende da queste.
Dai i permessi di modifica a chi deve produrre lavoro e la sola lettura a chi deve dare un’opinione. Un revisore con permessi di modifica prima o poi cambierà qualcosa per sbaglio e nessuno saprà quando. Tieni il diritto di invitare dentro la tua squadra: un collaboratore esterno che può aggiungere persone trasforma la tua lista di accessi nella decisione di qualcun altro.
La data è la parte che tutti saltano
Quando aggiungi qualcuno per un incarico a termine, scrivi la data di fine lo stesso giorno. Basta un promemoria in calendario. Questa singola abitudine è la differenza tra una lista di accessi che riflette la realtà e una che si accumula per tre anni.
Rimuovi l’accesso il giorno in cui il lavoro finisce, non quando ci ripenserai. Non esiste un momento gentile per togliere un accesso, quindi non c’è mai un buon momento, quindi non succede mai. Rendilo automatico invece che una decisione.
Una revisione di dieci minuti, due volte l’anno
Apri la lista dei collaboratori e scorrila con una domanda per nome: questa persona lavora ancora con noi? Non “potrebbe ancora servirle” — quella risposta è sempre forse. Solo la domanda semplice.
Ne troverai due o tre ogni volta. È proprio questo il punto: la lista non è mai sbagliata quando la guardi, solo quando non la guardi.
Domande frequenti
Che accesso dare a un collaboratore esterno?
Il livello più stretto che gli consenta di lavorare: il progetto, non lo spazio di lavoro. Le persone vedono ciò che hanno davanti, e dovrebbe essere il loro lavoro e non quello di un altro cliente.
I collaboratori devono poter invitare altri?
No. Tieni il diritto di invito dentro la tua squadra. Un collaboratore esterno che può aggiungere persone trasforma la tua lista di accessi nella decisione di qualcun altro.
Come evito che gli accessi vecchi si accumulino?
Scrivi la data di fine lo stesso giorno in cui aggiungi qualcuno e rimuovi l’accesso il giorno in cui il lavoro finisce, non quando ci ripensi. Poi rivedi tutta la lista per dieci minuti, due volte l’anno.
