İşin yanında duran posta
Çalışma alanının içindeki postanın amacı posta istemcinizin yerini almak değil. Kopyala-yapıştırı bitirmek.
Mail modülü hesaplarınızı bağlıyor; böylece mesajlar günde kırk kez alt-tab yaptığınız ayrı bir uygulamada değil, ilgili oldukları projelerin, görevlerin ve dosyaların yanında duruyor.
Aslında ne işe yarıyor
Değerin çoğu burada posta okumak değil. Bir mesajın siz yeniden yazmadan göreve dönüşebilmesi ve bir ekin indir-yükle turu olmadan doğru klasöre gidebilmesi.
Dolayısıyla dürüst test “bunu posta istemcisi olarak sevdim mi” değil. Şu: günümün ne kadarı postayla diğer her şey arasında bilgi taşımakla geçti? Cevap “çoğu” ise bu kendini bir haftada amorti eder. Postanız ağırlıkla bülten ve kişiselse kullandığınızı kullanmaya devam edin.
Konu dizisini görevin kopyası değil, kendisi yapın
Bir müşteri postası talep içeriyorsa görevi postadan oluşturun; “maile bak” diyen yeni bir görev yazmayın. İkinci hâli çürür: altı hafta sonra görevde “maile bak” yazar ve hangi mail olduğunu kimse bulamaz.
Göreve ne yapılacağını söyleyen bir başlık verin — “Re: Re: Fwd: teklif” değil, “revize teklifi gönder”. Konu satırını gönderen kendi amacı için yazdı, sizin için değil.
Eklerin çoğalma huyu vardır
Aynı dosya üç kez gelir: orijinal, “final” ve “yorumlu final v2”. Üçünü de proje klasörüne kaydederseniz sonraki kişi yanlış olanı açar.
Üzerinde çalışacağınızı kaydedin, diğerleri konu dizisinde kalsın. Posta arşivdir; klasör çalışma kopyasıdır. Bu ikisini karıştırmak, bir proje klasöründe logonun on bir sürümünün bulunmasının yoludur.
Ortak kutuların mesaj başına bir sahibi olmalı
Birkaç kişinin okuyabildiği bir kutu, herkesin “başkası cevap vermiştir” sandığı kutudur. Bu bir yazılım sorunu değil ve hiçbir özellik bunu çözmüyor.
Tek bir kural seçin ve tutun: mesajı açan kişi ya o an cevaplar ya da atar. “Sonra dönerim”, üç kişinin gördüğü dört günlük bir müşteri sorusunu üreten cümledir.
Gerçekten sorulan sorular
Mail her zamanki posta istemcimin yerini almalı mı?
Yalnızca gününüzün büyük kısmı postayla işiniz arasında bilgi taşımakla geçiyorsa. Değer, mesajları kopyala-yapıştır olmadan göreve, ekleri dosyaya çevirmekte; postayı farklı okumakta değil.
Bir posta nasıl göreve dönüşmeli?
Görevi mesajın kendisinden oluşturun, “maile bak” diyen yeni bir görevden değil. Başlığı da ne yapılacağını söyleyecek şekilde yazın; konu satırını gönderen kendi amacı için yazmıştı.
Ortak gelen kutusunun boşlanmasını nasıl engelleriz?
Tek kural: mesajı açan kişi o an ya cevaplar ya da birine atar. Ortak kutulardaki bütün aksaklıklar herkesin “başkası cevap vermiştir” varsaymasından çıkıyor.
