İlk çalışma alanını kurmak

Çoğu kişi ilk çalışma alanını on saniyede açar, şirketin adını verir ve bir daha dönüp bakmaz. Tek başına çalışıyorsanız bu gayet iyi işler. Sıkıntı genelde dördüncü kişi katıldığında başlar, çünkü Lodos’ta çalışma alanı bir klasör değil: otuz modülün “bu kullanıcı neyi görebilir” sorusunu sorduğu sınırın ta kendisi.

Bu sayfa o sınırı bilerek çizmekle ilgili. Bir de geri alması gerçekten can sıkıcı olan iki kararla.

Çalışma alanı aslında neyi kontrol eder

Görev Yönetimi’ni açarsınız, bir pano görürsünüz. Kronos’u açarsınız, zaman kayıtları. Lodrive’ı açarsınız, dosyalar. Üç ayrı uygulama gibi durur ve bir bakıma öyledir — ama üçü de içeriğini üst bardaki seçili çalışma alanına göre süzer. Çalışma alanını değiştirdiğinizde üçü birden değişir.

Mesele bundan ibaret, ama açıkça yazmakta fayda var; çünkü yeni ekiplerin takıldığı şeylerin çoğunu bu açıklıyor:

• Bir görev size değil, çalışma alanına aittir.
• Lodrive’daki dosya çalışma alanına aittir.
• Kronos’ta tutulan süre çalışma alanına yazılır.
• Bir otomasyon çalışma alanının içinde koşar.

Yani biri “paylaştığın dosyayı bulamıyorum” dediğinde, on seferin dokuzunda başka bir çalışma alanına bakıyordur. Dosya bıraktığınız yerde duruyor.

Birkaç şey bilerek çalışma alanının dışında tutulur: kişisel Notebook’unuz, Nova kitaplığınız, Takvim’deki özel kayıtlarınız. Bunlar hangi çalışma alanı seçili olursa olsun sizinle birlikte gelir. Ayrım kasıtlı — notlarınız sizin, ekibin görevleri ekibin.

Kaç tane açmalı?

Sandığınızdan az. İçgüdü her proje için bir tane açmaktır; üç hafta boyunca çok derli toplu görünür, sonra günde kırk kez ödediğiniz bir geçiş vergisine dönüşür.

Ayakta kalan kural şu: konu değiştiğinde değil, insanlar değiştiğinde yeni çalışma alanı açın.

Dokuz kişilik bir ajansınız var ve üç müşteriniz kendi işine erişebiliyorsa dört çalışma alanı gerekir — bir iç, üç müşteri. Dokuz kişilik bir ürün ekibi tek bir ürün geliştiriyorsa, içeride kaç proje yürürse yürüsün bir tane yeter. Görev Yönetimi, Checklist ve Flowchart’ın çalışma alanı içinde kendi proje katmanı var; konuları orada ayırın.

Emin değilseniz bir taneyle başlayın. Sonradan bölmek bir kopyalama işi. Sonradan birleştirmek de kopyalama işi, ama insanlar iki tarafta da aktif çalışırken yapmanız gereken türden — o başka bir öğleden sonra.

İlk beş dakika

Workspace Manager’ı açın. Oluşturma, yeniden adlandırma ve üye listesi bu modülün işi; geri kalan her şey oradan okur.

1. İşe değil, gruba göre isim verin. “Tasarım ekibi”, “3. çeyrek yenileme”den daha uzun yaşar; çünkü yenileme biter, ekip bitmez.
2. Kimseyi davet etmeden önce adı netleştirin. Yeniden adlandırmak zararsızdır, insanlar sadece yeni etiketi görür. Ama davet e-postası adı taşır; davetten hemen sonraki bir isim değişikliği küçük bir “bu hangisiydi ya?” turu doğurur.
3. Yöneticiyi şimdi belirleyin. On kişinin altındaki bir ekip için doğru sayı iki. Tek yönetici, o kişi uçaktayken her şeyin durması demek. Beş yönetici, kimsenin kendini sorumlu hissetmemesi.
4. Yalnızca bu hafta açacağınız modülleri açın. Otuzu da ücretsiz plan dahil her pakette var, ama otuz ikonlu bir kenar çubuğunu kimse taramaz. Gerektikçe eklersiniz.

Son madde en çok atlanan madde ve kullanılan bir çalışma alanıyla ikinci hafta terk edilen bir çalışma alanı arasındaki en büyük fark tam olarak bu.

Sonradan pahalıya patlayan iki hata

Kişisel çalışma alanını ekibinkine çevirmek

Her hesap özel bir çalışma alanıyla başlar. Gerçekten işe yarar — kendi notlarınız, kendi taslaklarınız, kendi karalama görevleriniz orada yaşar. İnsan içine zaten kendi işleri dolu olduğu için ekibi oraya davet etmek ister.

Etmeyin. Başkaları girdiği anda yarım kalmış düşünceleriniz her panoda ve her dosya listesinde görünür hale gelir; çıkış yolu da öğeleri tek tek taşımaktır. Ekip için ikinci bir çalışma alanı açın, ilkini kendinize saklayın.

Hiç giriş yapmayan müşteri için ayrı çalışma alanı

Müşterilerinizin Lodos hesabı yoksa, müşteri başına çalışma alanı size hiçbir şey kazandırmaz; her bağlam değişiminde bir geçiş masrafı çıkarır. Onun yerine tek çalışma alanı içinde projeleri kullanın; ayrı çalışma alanını gerçekten bir müşterinin bir şey görmesi gerektiği gün açın.

Planınız neyi değiştirir

Fiyat kademelerinin görünür hale geldiği yer çalışma alanları, o yüzden üstüne bir şey inşa etmeden önce şeklini bilmekte fayda var.

Ücretsiz Standard planı tek kullanıcıya otuz modülün hepsini, ayda 250.000 yapay zeka jetonu ve 1 GB alan verir. Deneme değil, gerçek bir plan — ama tek kişi için tasarlanmış. Birini davet etmek istediğiniz anda Basic’tesiniz (kullanıcı başına aylık 1.499 ₺, 5M jeton, 30 GB). Pro (aylık 4.799 ₺, 15M jeton, 50 GB) ise çalışma alanı ve otomasyon sayısındaki sınırların kalktığı yer.

İnsanları hoş şekilde şaşırtan bir ayrıntı: ücretsiz plandaki biri sizin çalışma alanınıza davet edilip orada hiçbir ücret ödemeden çalışabilir. Koltuğun parasını siz ödüyorsunuz. Yani bir müşteri, bir serbest çalışan ya da bir danışman sizinle çalışmak için hiçbir şey satın almak zorunda değil.

Doğru kurduğumu nasıl anlarım

Kimseyi davet etmeden önce iki hızlı test, ikisi de bir dakikadan kısa:

Görev Yönetimi’nde bir görev açın, sonra üst bardaki seçiciden kişisel çalışma alanınıza geçin. Görev kaybolmalı. Geri dönün, geri gelmeli. Kaybolmuyorsa yanlış yerde açmışsınız.

Ardından Lodrive’a herhangi bir dosya yükleyip aynısını yapın. Beklenti aynı. Bu iki kontrol, “benim şey nereye gitti” sorularının neredeyse tamamını size mesaj olarak gelmeden yakalar.