Haftanızı gerçekten yansıtan bir takvim

Calendar modülü etkinlikleri, hatırlatmaları ve müsaitliği ait oldukları işin yanında tutuyor. Mekaniğini öğrenmek beş dakika sürüyor; haftayı yaşanır kılan şey alışkanlıklar.

İşi de takvime koyun

Yalnızca toplantı içeren bir takvim, aralarındaki her şeyin müsait olduğunu iddia eden bir belgedir. İnsanlar da oraya randevu koyar ve çarşambaya gelindiğinde teslim edilecek işe saat kalmaz.

İşi gerçek bir adı olan bir etkinlik olarak bloklayın — “odak zamanı” değil, “Acme teklifini yaz”. Belirli isim iki iş görür: onu gelişigüzel kaydırmanızı engeller ve boş saat arayan bir meslektaşa bunun yumuşak bir blok olmadığını söyler.

Hatırlatma ancak hâlâ harekete geçebileceğiniz anda gelirse işe yarar

Toplantıdan on dakika önce, katılmaya yeter, hazırlanmaya yetmez. Hazırlık gerektiren her şey için bir gün öncesine ikinci bir hatırlatma koyun — amaç toplantının var olduğunun söylenmesi değil, hazırlık hâlâ mümkünken söylenmesi.

Teslim tarihleri için sabahında değil, bir önceki iş günü hatırlatın. Harekete geçecek zaman kalmadığında gelen hatırlatma, yalnızca bir sorunun duyurusudur.

Saat dilimleri: şehri her zaman yazın

Bir davet sınır aşıyorsa davetin başlığına ya da açıklamasına şehri yazın, her seferinde. “14:00”, yazılımın doğru çözdüğü ama insanların yine de yanlış anladığı bir sözdür; özellikle dünyanın yarısının saatini değiştirip diğer yarısının değiştirmediği iki haftada.

Bir mesajda saat önerirken ikisini birden yazın: “15:00 İstanbul / 13:00 Londra”. Dört saniye sürer ve herkesin bir saat geç katıldığı toplantıyı önler.

Gerekçesini geride bırakmış tekrarlayan toplantı

Her tekrarlayan etkinlik bir zamanlar iyi bir fikirdi. Bazıları hâlâ iyi fikir; geri kalanı takvim kaydı olan bir alışkanlık.

Yılda iki kez her tekrar eden etkinliğe bakıp durdurulsa ne olurdu diye sorun. Dürüst cevap “pek bir şey olmaz” ise süresini kısaltmak yerine iptal edin. Kimsenin özlemeyeceği toplantılarla dolu bir takvim, insanların takvimlerini hiç okumamaya başlamasının nedenidir.