Tekrar eden işi otomasyona devretmek

Automation görsel, düğüm tabanlı bir kurucu: bir tetikleyiciyi bir ya da birkaç eyleme bağlarsınız, düğümleri ızgara üzerinde dizersiniz ve akışı ya elle çalıştırırsınız ya da tetikleyicinin ateşlemesine bırakırsınız. Bir akışı şablon olarak kaydetmek, bir sonraki benzer akışın sıfırdan değil bir şeyden başlaması demek.

Mekaniği öğrenmek yirmi dakika sürüyor. Neyi otomatikleştireceğinize karar vermek daha uzun sürüyor ve çoğu kişinin otomasyon klasöründe artık güvenmediği dört akış bulunmasının sebebi bu.

Gerçekten otomatikleştirmeye değen şey

İçgüdü can sıkıcı olanı otomatikleştirmek. Can sıkıcı olan şey genelde nadir olduğu ve düşünmeyi gerektirdiği için can sıkıcıdır — bu da onu en kötü aday yapar.

Karşılığını veren şey tersi: küçük, sık ve sıkıcı. Dakikayı sıklıkla çarpın, cevap kendiliğinden çıkar.

• Dört dakika, her gün → yılda 16 saat. Otomatikleştirin.
• İki saat, yılda iki kez → dört saat. Elle yapın, öğleden sonranızı kendinize saklayın.

Diğer süzgeç muhakeme. İş bir şeye karar vermeyi gerektiriyorsa — bu müşteri adayı kovalanmaya değer mi, bu hata acil mi — otomasyon kararı hazırlayabilir ama vermemeli. Atama yapıp bildirim gönderen akış faydalıdır; önemsiz saydığı talepleri kapatan akış size aylarca, sessizce, gerçek bir şey kaybettirir.

İlkini gözden çıkarılabilir yapın

İlk otomasyonunuz, durursa kimsenin fark etmeyeceği bir şey olmalı. Fatura koşusu değil. Şuna benzer bir şey: bir kart “bitti”ye taşınınca ekip kanalına bir satır düş.

İki sebep. Tetikleyiciyi ilk seferde yanlış kuracaksınız — herkes kuruyor — ve bunun bedeli kafası karışmış bir iş arkadaşı olmalı, kaçırılmış bir ödeme değil. Bir de bir hafta boyunca çalışışını izleyebildiğiniz bir akış, tetikleyicilerin gerçekte nasıl ateşlendiğini size hiçbir okumanın öğretemeyeceği kadar iyi öğretir.

Bir hafta sizi şaşırtmadan çalıştıktan sonra asıl önemli olanı kurun.

Döngü — tek gerçek tehlike

Bu kendi başlığını hak ediyor, çünkü zaman değil para kaybettiren hata bu.

“Bir kayıt değişince” tetiklenen ve kendisi de kayıt değiştiren bir akış, kendini tetiklemiş demektir. Devam eder. O akıştaki herhangi bir adım bir yapay zeka eylemi çağırıyorsa her tur jeton bakiyenizden düşer ve siz bunu ertesi sabah öğrenirsiniz.

Üç alışkanlık bunu tamamen önlüyor:

1. Bir akışın kendisini tetikleyen şeye yazmasına asla izin vermeyin. Yazması şartsa tetikleyiciyi daraltın — belirli bir alan, belirli bir durum geçişi — ki yazma işlemi tetikleme koşuluna uymasın.
2. Önce elle çalıştırın. Automation akışı elle yürütmenize izin veriyor. Tetikleyici bağlamadan önce üç kez çalıştırıp ne olduğunu okuyun.
3. Ertesi gün çalışma sayısına bakın. Automation her akışın kaç kez yürütüldüğünü gösteriyor. İki gün sonra dört haneli sayısı olan akış bir döngüdür ve o sayı onu bulmanın en hızlı yoludur.

Akışların sahibi vardır, sahipler ayrılır

Her akış kimin oluşturduğunu gösteriyor ve bu alan göründüğünden önemli.

Şirketten ayrılmış birinin kurduğu otomasyon çalışmaya devam eder. Ama içinde o kişinin erişimine bağlı ne varsa — görebildiği bir proje, yetkilendirdiği bir bağlantı — hata vermeye başlar ve sessizce hata verir; çünkü hata veren bir akış kimseye e-posta göndermez.

Ayrılış rutininize ekleyin: otomasyonları sahibe göre sıralayın ve ayrılan herkes için ya yeniden atayın ya kapatın. O gün harcanan on dakika, iki hafta boyunca “neden kimseye bildirim gitmemiş” demekten iyidir.

Kurmadan önce çizin

Üç adımdan uzun her şey için önce Flowchart’ı açıp taslağını çıkarın. Fazladan bir adım gibi duruyor, aslında bir adım kaldırıyor.

Diyagram dalları görünür kılar — alanın boş olduğu durum, kişinin çalışma alanında olmadığı durum, önceki adımın hiçbir şey döndürmediği durum. Otomasyonları üçüncü haftada bozan şey bu dallardır ve onları aktif olarak kurduğunuz bir düğüm grafiğinde görmek, çizimde görmekten çok daha zordur.

Diyagram ayrıca onu kuran kişiden uzun yaşar. Altı ay sonra “bu akış ne yapıyor” cevabı olan bir soru olur.