Gerçekten sürdürülebilen zaman takibi

Zaman takibinin kötü bir şöhreti var ve çoğunlukla bunu hak etti. Ekipler bir kronometre benimser, on bir gün boyunca titizlikle kullanır, sonra sessizce bırakır. Altı hafta sonra veri değersizdir, çünkü işin ancak üçte birini kapsar.

Hata neredeyse her seferinde aynı: biri zamanı olurken takip etmeye çalışmıştır. Bu, ilk kez bölündüğünüz güne kadar işler — yani her güne kadar.

Kronos’un iki kipi var, biri gerçek olan

Kronos hem tek tıkla başlat/durdur kronometresi hem de elle giriş sunuyor. Herkesin uzandığı ve herkesin bıraktığı, kronometre olan.

Gerçek bir haftayla temasa dayanan kip elle giriş. Günün sonunda ya da ertesi sabah bir kez oturur ve yeniden kurgularsınız: göçe iki saat, müşteri görüşmesine kırk dakika, bir türlü bitmeyen bir derlemeye bir saat. Doksan saniye sürer ve çeyrek saat hassasiyetindedir — bu veriyle alacağınız hiçbir kararın ihtiyaç duyduğundan zaten daha hassas.

Kronometreyi istisnalar için kullanın: dakikayla faturaladığınız iş ya da herkesin sandığından uzun sürdüğünden şüphelendiğiniz için gerçekten ölçmek istediğiniz bir görev. Gerisi için yeniden kurgulayın.

Kategoriler: istediğinizden az

Kronos kayıtları kategorili ve ekiplerin ilk gün fazla mühendislik yaptığı yer burası. On dört kategori, her girişin küçük bir sınıflandırma kararına dönüşmesi demek; haftada kırk kez tekrarlanan küçük kararlar da bir alışkanlığın ölme biçimidir.

Gerçekten soracağınız sorulara karşılık gelen dört beş taneyle başlayın. Bir ajans için: müşteri işi, iç iş, satış, idari. Bir ürün ekibi için: özellik, hata, inceleme, toplantı. Bir kategorinin hangi soruya cevap verdiğini söyleyemiyorsanız o bir kategori değil, bir temennidir.

Sonradan ekleyebilirsiniz. Eklemek kolay; bir kategoriyi kaldırmak, altına dosyalanmış altı aylık kayıtla ne yapacağınıza karar vermek demek.

Ekibi bozmadan rapor okumak

Kronos hem proje bazında hem ekip genelinde raporluyor ve insanların veriyi dürüstçe girmeye devam edip etmeyeceğine karar veren kısım da bu.

İşe yarar soru işin nereye gittiği, kimin daha çok çalıştığı değil. 90 saat tahmin edilen bir projenin 180 saat yediğini gösteren rapor size tahminlerinizin yanlış olduğunu söyler; bilmeye değer. İnsanları girilen saate göre sıralayan rapor ise size veriyi girme konusunda kimin daha titiz olduğunu söyler — hiçbir işe yaramaz ve bir ay içinde veriyi bozar.

Aylık bakmaya değer üç şey:

• Proje bazında tahmin ile gerçekleşen. Aradaki fark bir sonraki teklifinizi iyileştiren sayıdır.
• Toplantıların zaman içindeki payı. Refleksle azaltmak için değil; %40’ta olduğunu keşfeden bir ekip genelde bunu bilmiyordur.
• Projesiz kalan iş. Girilen sürenin beşte biri kategorisizse, henüz adı olmayan gerçek bir şey oluyor demektir.

Dışa aktarma, Lodos’tan çıkması gereken raporlar için var — fatura eki, müşteri raporu. Analizi Kronos’ta yapıp sonucu dışa aktarın; ham satırları hiçbir şeye bağlı olmadıkları bir hesap tablosuna dökmek yerine.

Süreyi görevlere bağlamak

Zaman kayıtları bir projeye bağlanabiliyor ve bu projeler Görev Yönetimi panolarınızın kullandığı projelerle aynı. Verinin anlam kazandığı yer o bağ: onsuz elinizde saat var, onunla birlikte teslimata karşılık saat var.

Benimsemeye değer tek alışkanlık: bir kart “bitti”ye taşındığında sekmeyi kapatmadan önce süreyi girin. Sonra değil. Sonra yapacağınız tahmin şimdi yapabileceğinizden kötüdür ve “sonra”, zaman takibinin ölmeye gittiği yerdir.

Sizin için yapmayacağı şey

Kronos süreyi ölçer, değeri değil. Doğru problemde dört saat, yanlış problemde sekiz saatten iyidir ve hiçbir rapor size hangisinin hangisi olduğunu söylemez. Ekibiniz girilen saati optimize etmeye başladıysa araç bir performans metriği olarak kullanılıyordur ve sayılar çoktan anlamını yitirmiştir.

Girmediğiniz süreyi de takip etmez. Arka planda izleme, ekran görüntüsü, etkinlik tespiti yok — bilerek. Bu, verinin alışkanlığa bağlı olduğu anlamına geliyor; alışkanlığın da insanların sürdürebileceği türden olması tam olarak bu yüzden gerekiyor.