Invitations, rôles et qui voit quoi

Ajouter quelqu’un sur Lodos prend une vingtaine de secondes. Ce qui mérite réflexion, c’est ce que cette personne voit dans la minute qui suit son acceptation, parce que cette minute décide si elle revient demain.

Comment fonctionne réellement une invitation

Les invitations vivent dans le module Collaborators. Vous saisissez une adresse e-mail, choisissez un rôle, et Lodos envoie un message avec un lien. Derrière ce lien, trois choses différentes selon la personne :

• Elle a déjà un compte Lodos. L’espace apparaît dans son sélecteur dès l’acceptation. Pas de nouveau mot de passe, pas de second compte.
• Elle n’a pas de compte. Elle s’inscrit, et l’espace l’attend dès son arrivée. L’invitation est liée à l’adresse e-mail : s’inscrire avec une autre adresse la laisse dehors sans rien dire.
• Elle ignore l’invitation. Celle-ci reste en attente et apparaît dans votre liste Collaborators comme non acceptée. Elle n’expire pas d’elle-même.

C’est du cas du milieu que viennent presque tous les « je n’ai jamais reçu l’invitation ». La personne s’est inscrite avec son Gmail personnel alors que vous avez invité son adresse professionnelle. Regardez la liste des invitations en attente avant de partir sur la théorie du dossier spam.

Les rôles, en clair

Lodos garde des rôles volontairement grossiers. Pas de matrice de permissions à trente cases, et après avoir observé des équipes avec les deux approches, c’est le bon choix : les permissions fines se configurent une fois, mal, et ne sont jamais revues.

Administrateur peut ajouter et retirer des personnes, renommer l’espace, changer les modules visibles et supprimer définitivement. Limitez-le à deux personnes.

Membre fait le travail : créer et modifier des tâches, envoyer des fichiers, saisir du temps, lancer des automatisations, rejoindre des réunions. C’est le bon rôle pour presque tout le monde, y compris les profils seniors. L’ancienneté n’est pas un niveau de permission.

Invité ne voit que ce qui lui a été explicitement partagé. C’est le rôle pour un client, un prestataire sur un seul projet, un auditeur. Un invité ne voit pas l’annuaire des membres, ce qui compte plus qu’il n’y paraît : un client ne devrait pas pouvoir recenser votre équipe.

Au-dessus des rôles, Collaborators propose un accès par projet. Un membre de l’espace peut malgré tout être limité à deux de vos neuf projets. À utiliser avec parcimonie : plus vous cloisonnez, plus vous passez de temps à répondre « tu peux me l’envoyer, je ne le vois pas ».

L’ordre qui marche

On se fait un avis sur un outil au premier écran. Un espace vide se lit comme « il ne se passe rien ici », et cette impression est étonnamment difficile à corriger.

Donc avant d’inviter qui que ce soit :

1. Créez au moins un tableau dans Task Management avec de vraies tâches — pas « Tâche test 1 ».
2. Envoyez les trois ou quatre fichiers qu’on va réellement vous demander. La charte, le contrat en cours, le deck.
3. Publiez un message dans Social Hive qui dit à quoi sert cet espace et par quoi commencer.
4. Masquez les modules que personne n’ouvrira ce mois-ci.

Puis invitez, en une fois plutôt qu’au compte-gouttes. Un envoi groupé crée une petite salve d’activité qui rend le lieu vivant ; des invitations étalées sur une semaine produisent quatre personnes entrant chacune dans une pièce silencieuse.

Ce que voit d’abord un nouveau membre

Bon à savoir pour anticiper les questions : un nouveau membre arrive sur le tableau de bord de l’espace, barre de modules à gauche, centre de notifications vide. Il voit les tableaux et fichiers auxquels il a accès, et l’annuaire des membres sauf s’il est invité.

Il ne voit pas : votre espace personnel, quoi que ce soit de votre Notebook privé, les saisies de temps de projets auxquels il n’a pas accès, les éléments archivés.

Ce qui surprend, c’est l’historique dans Social Hive. Un nouveau membre peut remonter un canal jusqu’à son origine. Si vous avez parlé franchement dans un canal de la personne que vous êtes sur le point d’inviter, déplacez cette conversation avant d’envoyer l’invitation. Il n’existe pas d’option « masquer l’historique aux nouveaux », et en réclamer une signale généralement que la conversation avait sa place ailleurs.

Ce que ça coûte

Les invitations exigent une formule payante de votre côté — Basic à 30 $ par utilisateur et par mois, ou Pro à 99 $. La formule Standard gratuite est réellement complète mais solo : les trente modules, 250 000 jetons IA par mois, 1 Go de stockage, pas d’invitations.

Le point qu’on rate facilement : la personne que vous invitez n’a rien à payer. Quelqu’un sur la formule gratuite peut accepter votre invitation et travailler normalement dans votre espace. C’est vous qui achetez le siège. Pour une agence, cela change sérieusement le calcul : inclure vos clients en tant qu’invités ne vous coûte rien de plus.

Retirer quelqu’un

Retirer un membre depuis Collaborators révoque l’accès immédiatement, sessions ouvertes comprises. Ce qu’il a créé reste : ses tâches, ses fichiers, ses saisies de temps, ses messages. C’est délibéré. Un projet ne devrait pas perdre son histoire parce que quelqu’un a changé de poste.

Deux choses à faire le jour même, parce que les deux s’oublient facilement :

Réattribuez les tâches qui lui étaient assignées. Une tâche sans responsable n’apparaît dans la liste de personne et pourrit tranquillement en bas d’une colonne.

Vérifiez les automatisations. Une automatisation créée par quelqu’un qui est parti continue de tourner, mais tout ce qui dépendait de son accès se met à échouer silencieusement. Automation affiche le propriétaire de chaque flux ; triez dessus une fois après chaque départ.