Retrouver ce dont vous savez que ça existe
On cherche rarement ce qu’on n’a jamais vu. On cherche ce dont on se souvient, et la mémoire ne stocke pas de mots-clés.
Sur trente modules, il y a toujours plus d’un endroit où une chose peut se trouver. La compétence tient moins à la syntaxe de recherche qu’à savoir ce dont vous vous souvenez réellement.
La mémoire retient trois choses, et aucune n’est un mot-clé
Quand vous cherchez, vous ne vous rappelez presque jamais la formulation. Vous vous rappelez grosso modo qui était impliqué, grosso modo quand, et de quel type de chose il s’agissait — un message, un fichier, une décision.
Cherchez donc là-dessus. Filtrer par personne et par période approximative resserre un espace plus vite que n’importe quelle formule, car « vers mars, quelque chose envoyé par Ayşe » est un vrai souvenir, tandis que « révision tarifaire trimestrielle » est une reconstruction inventée à l’instant. Si une recherche par mots échoue deux fois, cessez de la retaper et passez à la personne.
Déterminez d’abord de quel type de chose il s’agit
La moitié des recherches ratées se font dans le mauvais module. On cherche une décision parmi des fichiers, ou un fichier dans une conversation où il n’était que mentionné.
Une règle rapide qui tient le plus souvent : si cela a été décidé, c’est une note ou une tâche ; si cela a été produit, c’est un fichier ; si cela n’a été que dit, c’est un message. Tout ce qui a été dit puis a compté aurait dû devenir l’un des deux premiers — d’où le fait que la recherche dans les messages soit le dernier recours et non le premier réflexe.
La trouvabilité se crée en écrivant, pas en cherchant
Rien de ce que vous ferez au moment de la recherche ne sauve un document nommé « version finale ». Le travail se fait plus tôt et coûte environ quatre secondes par élément : le nom du client ou du projet dans le titre, et la date sur tout ce qui est daté.
C’est toute l’astuce. Les moteurs trouvent ce que vous tapez ; votre futur vous tape des noms et des mois. Les titres qui reviennent sont ceux qui contiennent noms et mois.
Demander à quelqu’un est une recherche légitime
Il existe un seuil — environ deux minutes — au-delà duquel demander à la personne qui a produit la chose va plus vite que continuer, et la plupart des gens le dépassent largement, parce que demander ressemble à un aveu.
Ce n’en est pas un. Deux minutes de votre temps plus vingt secondes du sien valent mieux que quinze minutes du vôtre. Et sa réponse n’est en général pas le lien mais l’emplacement, que vous gardez : la prochaine fois, vous savez où vit ce genre de chose.
Questions fréquentes
Pourquoi mes recherches échouent-elles ?
Parce que vous tapez une reconstruction et non un souvenir. Vous ne vous rappelez pas la formulation, mais grosso modo qui et quand. Filtrez par personne et par période au lieu de retaper une formule.
Où chercher en premier ?
Déterminez le type de chose. Décidé, c’est une note ou une tâche ; produit, c’est un fichier ; seulement dit, c’est un message. La recherche dans les messages est le dernier recours.
Comment rendre les choses trouvables plus tard ?
En écrivant, pas en cherchant. Nom du client ou du projet dans le titre, date sur tout ce qui est daté : quatre secondes par élément. Votre futur vous cherchera des noms et des mois.
