Du courrier qui reste à côté du travail
L’intérêt du courrier dans un espace de travail n’est pas de remplacer votre client mail. C’est d’arrêter le copier-coller.
Le module Mail connecte vos comptes pour que les messages se trouvent à côté des projets, tâches et fichiers qu’ils concernent, plutôt que dans une application séparée vers laquelle vous basculez quarante fois par jour.
À quoi il sert réellement
L’essentiel de la valeur n’est pas de lire son courrier ici. C’est qu’un message devienne une tâche sans le retaper, et qu’une pièce jointe rejoigne le bon dossier sans aller-retour téléchargement/téléversement.
Le vrai test n’est donc pas « est-ce que ça me plaît comme client mail ». C’est : quelle part de ma journée consiste à déplacer de l’information entre le courrier et le reste ? Si la réponse est « beaucoup », c’est rentabilisé en une semaine. Si votre courrier est surtout des newsletters et du personnel, gardez ce que vous utilisez.
Faites du fil la tâche, pas une copie de la tâche
Si un mail client contient une demande, créez la tâche depuis le mail plutôt que d’écrire une tâche neuve disant « voir l’e-mail ». La seconde version pourrit : six semaines plus tard la tâche dit « voir l’e-mail » et personne ne retrouve lequel.
Donnez-lui un titre qui dit quoi faire — « envoyer le devis révisé », pas « Re: Re: Fwd: proposition ». L’objet a été écrit par l’expéditeur pour son besoin, pas pour le vôtre.
Les pièces jointes ont tendance à se multiplier
Le même fichier arrive trois fois : original, « final », et « final v2 avec commentaires ». Si vous enregistrez les trois dans le dossier du projet, la personne suivante ouvrira le mauvais.
Enregistrez celui sur lequel vous allez travailler et laissez les autres dans le fil. Le mail est l’archive ; le dossier est la copie de travail. Mélanger les deux, c’est ainsi qu’un dossier de projet finit avec onze versions d’un logo.
Une boîte partagée a besoin d’un responsable par message
Une boîte que plusieurs personnes lisent est une boîte où chacun suppose qu’un autre a répondu. Ce n’est pas un problème logiciel et aucune fonctionnalité ne le règle.
Choisissez une convention et tenez-la : celui qui ouvre un message y répond ou l’attribue, à cet instant. « J’y reviendrai » produit la question client vieille de quatre jours que trois personnes ont vue.
Questions fréquentes
Mail doit-il remplacer mon client mail habituel ?
Seulement si une grande part de votre journée consiste à déplacer de l’information entre le courrier et le travail. La valeur est de transformer les messages en tâches et les pièces jointes en fichiers sans copier-coller.
Comment un mail devient-il une tâche ?
Créez la tâche depuis le message lui-même, pas une tâche neuve disant « voir l’e-mail ». Et donnez-lui un titre qui dit quoi faire : l’objet a été écrit par l’expéditeur pour son besoin.
Comment éviter qu’une boîte partagée soit délaissée ?
Une règle : celui qui ouvre un message y répond ou l’attribue sur-le-champ. Tous les ratés des boîtes partagées viennent de ce que chacun suppose qu’un autre a répondu.
