Condurre la chiamata vera e propria
Metà di ciò che fa funzionare una chiamata accade prima che qualcuno parli, e quasi tutto riguarda il link.
MeMeet offre video e audio HD, condivisione schermo con modalità presentazione, note collaborative, checklist integrate, registrazione e link alle riunioni con un clic.
Il link è la funzione
Un link di riunione che richiede un clic e nessun account è la differenza tra un cliente che entra e un cliente che scrive per chiedere come si entra. Mandalo nell’invito del calendario e non in un messaggio quel giorno: l’invito è dove le persone guardano trenta secondi prima, e un link da cercare è un link che fa iniziare la riunione con quattro minuti di ritardo.
Se c’è qualcuno esterno al team, manda il link anche il giorno prima. Non perché lo proverà, ma perché chi avrebbe avuto un problema ha ancora tempo per dirlo.
Condividere uno schermo leggibile
Gran parte delle condivisioni è illeggibile e chi presenta non lo scopre mai, perché nessuno vuole essere quello che lo dice.
Tre accorgimenti risolvono quasi tutto. Condividi una finestra, non l’intero desktop: tiene private le tue notifiche ed evita a chi guarda di cercare quale parte conti. Aumenta la dimensione del testo prima di condividere, non dopo che qualcuno lo chiede; su un telefono il tuo testo abituale nell’editor è illeggibile. E usa la modalità presentazione quando stai spiegando qualcosa invece di lavorarci, perché toglie l’interfaccia che non vuoi far leggere.
Se condividi codice o una tabella, di’ ad alta voce cosa stai indicando. Chi guarda su schermo piccolo non vede il tuo cursore.
Registrare, onestamente
Registra ciò su cui si baserà una decisione. Non perché venga riguardato — quasi nessuno lo fa — ma perché l’unica volta in cui qualcuno contesta l’accordo ci sia una risposta invece di due ricordi.
Due regole non opzionali. Di’ ad alta voce all’inizio che stai registrando, anche se compare un avviso. E non registrare una conversazione sulla performance di una persona o sui problemi di un cliente; l’esistenza di quel file è un rischio e la sua utilità è vicina a zero.
Le due cose che fanno produrre qualcosa a una chiamata
Apri le note collaborative prima della chiamata, non dopo. Un documento che esiste quando le persone entrano viene usato; uno creato alla fine riceve ciò che ricorda chi si sente più in colpa.
E aggiungi voci alla checklist mentre si parla. Un’azione registrata dal vivo ha un responsabile, perché il responsabile è nella stanza. La stessa azione scritta dopo non ne ha, e senza responsabile non succede.
Domande frequenti
Come evito che le riunioni inizino in ritardo?
Metti il link nell’invito del calendario invece che in un messaggio quel giorno. È lì che le persone guardano trenta secondi prima; un link da cercare costa quattro minuti ogni volta.
Perché nessuno riesce a leggere la mia condivisione schermo?
Perché hai condiviso l’intero desktop con la tua dimensione di testo abituale. Condividi una singola finestra, aumenta il testo prima di condividere e usa la modalità presentazione quando spieghi invece di lavorare.
Devo registrare ogni riunione?
Registra ciò su cui poggerà una decisione. Non registrare conversazioni sulla performance di qualcuno o sui problemi di un cliente: quel file è un rischio e nessuno lo guarderà comunque.
