Posta che resta accanto al lavoro
Il senso della posta dentro uno spazio di lavoro non è sostituire il tuo client. È finirla col copia-incolla.
Il modulo Mail collega i tuoi account così che i messaggi stiano accanto ai progetti, alle attività e ai file a cui si riferiscono, invece che in un’applicazione separata verso cui passi quaranta volte al giorno.
A cosa serve davvero
Il valore non sta nel leggere la posta qui. Sta nel fatto che un messaggio diventa un’attività senza che tu lo riscriva, e un allegato finisce nella cartella giusta senza il giro scarica-e-ricarica.
Il test onesto quindi non è “mi piace come client di posta”. È: quanta parte della mia giornata è stata spostare informazioni tra la posta e tutto il resto? Se la risposta è “molta”, si ripaga in una settimana. Se la tua posta è soprattutto newsletter e cose personali, continua con quello che usi.
Rendi la conversazione l’attività, non una sua copia
Se una mail di un cliente contiene una richiesta, crea l’attività dalla mail invece di scrivere un’attività nuova che dice “vedi email”. La seconda versione marcisce: sei settimane dopo l’attività dice “vedi email” e nessuno trova quale.
Dalle un titolo che dica cosa fare — “inviare il preventivo rivisto”, non “Re: Re: Fwd: proposta”. L’oggetto l’ha scritto il mittente per il proprio scopo, non per il tuo.
Gli allegati tendono a moltiplicarsi
Lo stesso file arriva tre volte: originale, “finale” e “finale v2 con commenti”. Se li salvi tutti e tre nella cartella del progetto, la persona successiva aprirà quello sbagliato.
Salva quello su cui lavorerai e lascia gli altri nella conversazione. La posta è l’archivio; la cartella è la copia di lavoro. Mescolare le due è il modo in cui una cartella di progetto finisce con undici versioni di un logo.
Le caselle condivise hanno bisogno di un responsabile per messaggio
Una casella che leggono in più persone è una casella dove tutti danno per scontato che abbia risposto qualcun altro. Non è un problema di software e nessuna funzione lo risolve.
Scegli una convenzione e tienila: chi apre un messaggio o risponde o lo assegna, in quel momento. “Ci torno dopo” è ciò che produce la domanda di un cliente vecchia di quattro giorni che tre persone hanno visto.
Domande frequenti
Mail deve sostituire il mio client di posta abituale?
Solo se buona parte della giornata te ne va nello spostare informazioni tra posta e lavoro. Il valore sta nel trasformare messaggi in attività e allegati in file senza copia-incolla.
Come dovrebbe diventare attività una mail?
Crea l’attività dal messaggio stesso, non un’attività nuova che dice “vedi email”. E dalle un titolo che dica cosa fare: l’oggetto l’ha scritto il mittente per il proprio scopo.
Come evitiamo che una casella condivisa resti scoperta?
Una regola: chi apre un messaggio risponde o lo assegna in quel momento. Tutti i fallimenti delle caselle condivise nascono dal presupposto che abbia risposto qualcun altro.
