Quanti spazi di lavoro servono davvero
La maggior parte dei team ha bisogno di uno spazio di lavoro e crede di averne bisogno di sei. Quelli in più non organizzano il lavoro: lo nascondono.
Workspace Manager crea e organizza i contenitori in cui vive tutto il resto. Le decisioni qui sono strutturali: sbagliarle non è fatale, ma disfarle sei mesi dopo è noioso.
Uno spazio di lavoro è un muro, non una cartella
Creare uno spazio separa persone, non solo file. Chi sta in uno non vede di sfuggita cosa succede nell’altro: è tutto il senso della funzione, ed è il motivo per non ricorrervi troppo spesso.
Quindi la domanda non è mai “sono tipi di lavoro diversi”. È: questi due gruppi dovrebbero vedere per impostazione predefinita il lavoro l’uno dell’altro? Se sì, appartengono a un unico spazio con progetti separati. Se davvero no — uno spazio rivolto al cliente, un’entità legale distinta, un programma riservato — è esattamente a questo che serve un secondo spazio.
Quanto costa uno in più
Ogni spazio è un posto in cui guardare. Due sono facili; cinque significano che ogni ricerca è una decisione e a ogni nuovo arrivato va spiegato dove stanno le cose, e quella spiegazione non è mai completa.
Il sintomo dell’eccesso è la duplicazione: lo stesso documento esiste due volte perché servivano a due spazi, e ora uno è vecchio. Quando lo vedi, un confine è nel posto sbagliato.
Chiamali col nome del gruppo, non del progetto
Gli spazi sopravvivono ai progetti. Uno spazio chiamato “Restyling del sito” diventa goffo nel momento in cui il restyling esce e le stesse persone passano alla cosa dopo.
Dagli il nome della squadra, del cliente o dell’entità — ciò che esisterà ancora tra due anni. I nomi che cambiano li portano i progetti al suo interno.
Archivia invece di eliminare
Quando uno spazio si azzittisce, archivialo. Esce dalla vista quotidiana, smette di comparire nei selettori e resta intatto per il giorno in cui qualcuno chiederà cosa fu concordato con quel cliente nel 2024.
Eliminare è per ciò che è stato creato per errore. Tutto il resto, una volta concluso, va archiviato: il costo di archiviazione è nulla rispetto a quello di una domanda a cui non sai rispondere.
Domande frequenti
Quando creare un nuovo spazio invece di un progetto?
Quando i due gruppi davvero non dovrebbero vedere per impostazione predefinita il lavoro l’uno dell’altro: spazio rivolto al cliente, entità distinta, programma riservato. Altrimenti un solo spazio con progetti separati.
Come capisco di averne troppi?
Dalla duplicazione. Lo stesso documento esiste due volte perché serviva a due spazi e uno è ormai vecchio. Significa che un confine è nel posto sbagliato.
Che nome dare a uno spazio?
Quello del gruppo, del cliente o dell’entità: qualcosa che esisterà ancora tra due anni. Gli spazi sopravvivono ai progetti, quindi “Restyling del sito” invecchia il giorno del rilascio.
