A cosa servono davvero le ore
Il tempo tracciato risponde bene a una domanda: quanto ci costa davvero questo tipo di lavoro? Il resto è un effetto collaterale.
Kronos traccia il tempo su progetti e attività e lo trasforma in report. Che sia utile dipende quasi interamente da cosa decidi che servano quei numeri.
La domanda che vale la pena rispondere
La maggior parte dei team preventiva a memoria, e la memoria sottostima sistematicamente. Ricordi le quattro ore di progettazione e dimentichi le sei di revisioni, le due telefonate e il pomeriggio passato ad aspettare una risposta.
Il valore sta nel confronto: quanto avevamo detto e quanto è servito? Dopo tre o quattro progetti della stessa forma preventivi con un numero invece che con una sensazione. Questa singola abitudine vale più di tutti gli altri report del modulo.
Il timer rimasto acceso tutta la notte
Capita a tutti. La soluzione non è sentirsi in colpa, ma correggere la voce riportandola a quel che è successo davvero e andare avanti. Una voce da undici ore che nessuno corregge rende inaffidabile l’intero insieme di dati, e una sola settimana inaffidabile basta perché nessuno creda più ai report.
L’inserimento retroattivo va bene, entro un giorno o due. Oltre, stai inventando numeri, e i numeri inventati sono peggio di quelli mancanti: un vuoto è onesto, una stima no.
Traccia al livello a cui fatturi
Se fatturi per progetto, traccia per progetto. Dividere in dodici sotto-attività produce un bel grafico a torta e ore di lavoro amministrativo che nessuno ha chiesto, e il dettaglio in più non cambia nessuna decisione reale.
Il test per ogni categoria: se questo numero risultasse alto, cosa faremmo di diverso? Se la risposta è nulla, quella categoria non dovrebbe esistere.
L’unico uso che rovina tutto
Usare i fogli ore per verificare se le persone lavorano abbastanza uccide i dati in un mese. Non perché qualcuno menta apertamente, ma perché l’incentivo passa dal registrare quel che è successo al registrare quel che sembra accettabile — e da quel momento i numeri non valgono più nulla per preventivare, che era lo scopo.
Di’ ad alta voce a cosa servono i dati e a cosa non serviranno mai. Le persone tracciano onestamente per uno scopo in cui credono, e solo per quello.
Domande frequenti
A cosa serve davvero tracciare il tempo?
A confrontare quanto avevi detto che sarebbe servito con quanto è servito davvero. Dopo tre o quattro progetti simili preventivi con un numero anziché a memoria, che sottostima sempre revisioni e attese.
Ho lasciato il timer acceso tutta la notte, e adesso?
Correggi la voce riportandola a quel che è successo davvero e vai avanti. Una sola voce da undici ore non corretta rende inaffidabili tutti i dati, e basta una settimana storta perché nessuno creda ai report.
Quanto dev’essere dettagliato il tracciamento?
Al livello a cui fatturi. Per ogni categoria chiediti cosa faresti di diverso se quel numero risultasse alto; se la risposta è nulla, la categoria è di troppo.
