Un tracciamento del tempo che si riesce a mantenere
Ogni team che adotta il tracciamento del tempo lo abbandona verso la terza settimana. Il motivo non è quasi mai la pigrizia.
Il tracciamento del tempo ha una pessima fama, e in gran parte se l’è guadagnata. I team adottano un cronometro, lo usano religiosamente per undici giorni, poi smettono in silenzio. Sei settimane dopo i dati non valgono nulla perché coprono un terzo del lavoro.
L’errore è quasi sempre lo stesso: qualcuno ha provato a tracciare il tempo mentre accadeva. Funziona fino al primo giorno in cui vieni interrotto, cioè tutti i giorni.
Kronos ha due modalità, e una è quella vera
Kronos offre un cronometro start/stop con un clic e l’inserimento manuale. Tutti si buttano sul cronometro, ed è il cronometro a essere abbandonato.
La modalità che sopravvive al contatto con una settimana vera è l’inserimento manuale. Ti siedi una volta — a fine giornata o la mattina dopo — e ricostruisci: due ore sulla migrazione, quaranta minuti di call col cliente, un’ora persa su una build che non voleva finire. Ci vogliono novanta secondi ed è preciso al quarto d’ora, più precisione di quanta ne richieda qualunque decisione prenderai con quei dati.
Usa il cronometro per le eccezioni: lavoro fatturato al minuto, o un’attività che vuoi davvero misurare perché sospetti duri più di quanto tutti credano. Per il resto, ricostruisci.
Categorie: meno di quante ne vorresti
Le registrazioni di Kronos sono categorizzate, ed è qui che i team esagerano il primo giorno. Quattordici categorie significa che ogni inserimento diventa una piccola decisione di classificazione, e le piccole decisioni ripetute quaranta volte a settimana sono il modo in cui un’abitudine muore.
Parti con quattro o cinque, corrispondenti a domande che farai davvero. Per un’agenzia: lavoro cliente, interno, vendite, amministrazione. Per un team di prodotto: funzionalità, bug, revisione, riunioni. Se non sai nominare la domanda a cui risponde una categoria, non è una categoria, è un desiderio.
Ne aggiungerai altre dopo. Aggiungere è facile; togliere una categoria significa decidere cosa fare di sei mesi di registrazioni archiviate lì sotto.
Leggere i report senza rovinare il team
Kronos produce report a livello di progetto e di team, ed è questa la parte che decide se le persone continueranno a inserire i dati onestamente.
La domanda utile è dov’è finito il lavoro, non chi ha lavorato di più. Un report che mostra che un progetto ha consumato 180 ore contro una stima di 90 ti dice che stimi male, e vale la pena saperlo. Un report che classifica le persone per ore registrate ti dice chi è più diligente nell’inserire i dati: non vale nulla e corromperà i dati entro un mese.
Tre cose da guardare ogni mese:
- Stima contro consuntivo per progetto. Lo scarto è il numero che migliora il tuo prossimo preventivo.
- Quota di tempo in riunione. Non per ridurla per riflesso, ma perché un team che scopre di essere al 40 % di solito non lo sapeva.
- Lavoro senza progetto associato. Se un quinto del tempo registrato è senza categoria, sta succedendo qualcosa di reale che non ha ancora un nome.
L’esportazione esiste per i report che devono uscire da Lodos: un allegato alla fattura, un report per il cliente. Fai l’analisi in Kronos ed esporta la conclusione, invece di riversare righe grezze in un foglio di calcolo dove smettono di essere collegate a qualcosa.
Collegare il tempo alle attività
Le registrazioni di tempo possono essere associate a un progetto, e sono gli stessi progetti usati dalle board di Task Management. È quel collegamento a dare significato ai dati: senza, hai ore; con, hai ore rapportate a deliverable.
Un’abitudine che vale la pena: quando una scheda passa a «fatto», registra il tempo prima di chiudere la scheda del browser. Non dopo. La stima che farai dopo è peggiore di quella che puoi fare adesso, e «dopo» è il posto in cui il tracciamento del tempo va a morire.
Cosa non farà per te
Kronos misura la durata, non il valore. Quattro ore sul problema giusto battono otto ore su quello sbagliato, e nessun report ti dirà quale fosse quale. Se il tuo team inizia a ottimizzare le ore registrate, lo strumento viene usato come metrica di performance e i numeri hanno già smesso di significare qualcosa.
Non traccerà nemmeno il tempo che non inserisci. Nessun monitoraggio in background, nessuno screenshot, nessun rilevamento di attività — di proposito. Questo significa che i dati dipendono dall’abitudine, ed è esattamente per questo che l’abitudine deve essere sostenibile.
Domande frequenti
Devo per forza usare il cronometro?
No, e per la maggior parte del lavoro non dovresti. L’inserimento manuale a fine giornata è preciso al quarto d’ora e sopravvive alle interruzioni, cosa che il cronometro non fa. Tieni il cronometro per il lavoro fatturato al minuto.
Posso aggiungere tempo per un giorno dimenticato?
Sì. Gli inserimenti manuali accettano qualsiasi data, quindi ricostruire il lunedì mattina la settimana precedente funziona bene. Più vai indietro più diventa approssimativo, ma dati approssimativi che coprono tutto battono dati precisi che coprono un terzo.
Gli altri possono vedere le mie registrazioni?
Dentro uno spazio di lavoro i report di team aggregano il tempo registrato da tutti. Trattalo come una vista di dove sia finito il lavoro, non come una classifica di produttività: appena diventa una classifica, le persone iniziano a inserire ciò che fa bella figura invece di ciò che è successo.
Quante categorie dovremmo creare?
Quattro o cinque, ognuna che risponda a una domanda che farai davvero. Quattordici categorie trasformano ogni inserimento in una decisione di classificazione, ed è così che l’abitudine muore alla terza settimana.
