Para qué sirven de verdad las horas
El tiempo registrado responde bien a una pregunta: ¿cuánto nos cuesta de verdad este tipo de trabajo? Lo demás es efecto secundario.
Kronos registra el tiempo por proyectos y tareas y lo convierte en informes. Que sirva o no depende casi por completo de para qué decidas que son las cifras.
La pregunta que vale la pena responder
La mayoría de los equipos presupuesta de memoria, y la memoria subestima de forma sistemática. Recuerdas las cuatro horas de diseño y olvidas las seis de revisiones, las dos llamadas y la tarde esperando una respuesta.
El valor está en la comparación: ¿qué dijimos que llevaría y cuánto llevó? Tras tres o cuatro proyectos del mismo tipo puedes presupuestar con un número en lugar de con una sensación. Ese único hábito vale más que todos los demás informes del módulo.
El cronómetro que se quedó toda la noche
Le pasa a todo el mundo. La solución no es sentirse mal, sino corregir la entrada a lo que ocurrió de verdad y seguir. Una entrada de once horas que nadie corrige vuelve poco fiable todo el conjunto de datos, y una sola semana poco fiable basta para que la gente deje de creerse los informes.
Registrar en retrospectiva está bien, dentro de un día o dos. Más allá, estás inventando cifras, y las cifras inventadas son peores que las que faltan: un hueco es honesto, una suposición no.
Registra al nivel al que facturas
Si facturas por proyecto, registra por proyecto. Dividir en doce subactividades da un gráfico circular precioso y horas de administración que nadie pidió, y el detalle extra no cambia ninguna decisión que vayas a tomar.
La prueba para cualquier categoría: si esta cifra saliera alta, ¿qué haríamos distinto? Si la respuesta es nada, la categoría no debería existir.
El uso que lo arruina todo
Usar las hojas de horas para comprobar si la gente trabaja lo bastante mata los datos en un mes. No porque nadie mienta abiertamente, sino porque el incentivo pasa de registrar lo que pasó a registrar lo que queda bien; y en cuanto eso empieza, las cifras no sirven para presupuestar, que era el objetivo.
Di en voz alta para qué son los datos y para qué no se usarán nunca. La gente registra con honestidad para un propósito en el que cree, y solo para ese.
Preguntas que la gente hace
¿Para qué sirve realmente registrar el tiempo?
Para comparar lo que dijiste que llevaría un trabajo con lo que llevó. Tras tres o cuatro proyectos parecidos presupuestas con un número y no de memoria, que siempre subestima revisiones y esperas.
Dejé el cronómetro toda la noche, ¿y ahora?
Corrige la entrada a lo que ocurrió de verdad y sigue. Una sola entrada de once horas sin corregir vuelve poco fiables todos los datos, y basta una mala semana para que nadie crea los informes.
¿Con cuánto detalle hay que registrar?
Al nivel al que facturas. Para cada categoría pregúntate qué harías distinto si esa cifra saliera alta; si la respuesta es nada, la categoría sobra.
