Notas que puedes volver a encontrar
Escribir una nota lleva un minuto. Encontrarla ocho semanas después es la parte que nadie planifica.
Notebook guarda lo escrito que no es documento ni tarea: notas de reunión, decisiones, investigación, aquello que dijo un cliente por teléfono. Su forma de fallar no es perder notas, sino tenerlas y no volver a leerlas nunca.
El título es todo el problema de búsqueda
No vas a recordar el contenido. Recordarás más o menos de qué iba y más o menos cuándo, y la búsqueda hará el resto, siempre que el título contenga las palabras que de verdad escribirías.
«Notas de reunión» es imposible de encontrar; hay cuarenta. «Acme — decisión de precios, marzo» sí se encuentra, porque cada parte es algo que podrías buscar. Escribe el título para la persona que serás dentro de dos meses, que ya ha olvidado que esto ocurrió.
Registra la decisión, no la discusión
Casi todas las notas de reunión son una transcripción de la conversación, justo la parte que después no necesita nadie. A lo que se vuelve es a qué se decidió, quién lo hace y qué se descartó.
Lo último importa más de lo que parece. Seis meses después alguien propone lo que ya rechazasteis, y sin una línea que diga por qué, repetís el mismo debate desde cero. Una frase —«elegimos X en vez de Y por la fecha de entrega»— ahorra una hora de una reunión futura.
Cuándo una nota debe dejar de serlo
Una nota que contiene una acción debe generar una tarea en ese momento. Las notas no son listas de tareas y nadie las repasa buscando compromisos.
Igualmente, cuando varias personas necesitan cambiar algo con regularidad, eso ya no cabe en una nota: pertenece a un documento o a un archivo. La señal es la deriva de versiones: dos personas citando la misma nota con contenidos distintos.
Las notas compartidas necesitan autor
Una nota que todos editan y nadie posee se queda obsoleta sin que nadie lo note, porque la obsolescencia tampoco tiene dueño.
Pon un nombre y una fecha al principio de todo lo compartido: no para repartir culpas, sino para que quien lea sepa si tiene delante algo actual o algo que alguien tecleó deprisa la primavera pasada.
Preguntas que la gente hace
¿Por qué nunca encuentro mis notas antiguas?
Por los títulos. No recordarás el contenido, solo de qué iba y cuándo. «Notas de reunión» no se encuentra; «Acme — decisión de precios, marzo» contiene las palabras que sí escribirías.
¿Qué deben contener las notas de reunión?
Qué se decidió, quién lo hace y qué se descartó, no una transcripción. Lo descartado es lo más importante: sin una línea que diga por qué, en seis meses repetiréis el mismo debate.
¿Cuándo debe una nota convertirse en otra cosa?
En cuanto contiene una acción, crea una tarea: nadie repasa notas buscando compromisos. Y cuando varias personas la editan con regularidad, corresponde a un documento o archivo.
