Dejar entrar a la gente, y sacarla
Añadir a alguien lleva diez segundos. Quitarlo exige acordarse, y por eso nadie lo hace.
Collaborators es donde gente de fuera de tu organización obtiene acceso a un trabajo concreto: un cliente en un proyecto, un freelance durante seis semanas, una contable que necesita una carpeta.
Da el proyecto, no el espacio de trabajo
Cuando alguien necesita ver una cosa, el instinto es añadirlo a todo, porque es más rápido y ya lo arreglarás. No lo vas a arreglar.
Concede acceso al nivel más estrecho que le permita trabajar. Una diseñadora freelance necesita el proyecto, no el espacio de trabajo. Un cliente necesita el proyecto que paga, no el de al lado con el nombre de otro cliente. No es desconfianza: la gente ve lo que tiene delante, y lo que tiene delante debería ser su propio trabajo.
Dos preguntas deciden el rol
¿Puede cambiar cosas y puede invitar a otros? Todo lo demás se deriva de ahí.
Da permisos de edición a quien tenga que producir trabajo, y de lectura a quien tenga que dar una opinión. Un revisor con permisos de edición acabará cambiando algo sin querer y nadie sabrá cuándo. Mantén el derecho a invitar dentro de tu equipo: un colaborador externo que puede añadir gente convierte tu lista de accesos en la decisión de otra persona.
La fecha es la parte que todos se saltan
Cuando añadas a alguien para un encargo con final, apunta la fecha de fin ese mismo día. Un recordatorio en el calendario basta. Ese único hábito es la diferencia entre una lista de accesos que refleja la realidad y otra que se acumula durante tres años.
Quita el acceso el día en que acaba el trabajo, no cuando vuelvas a acordarte. No hay un momento educado para retirar accesos, así que nunca hay un buen momento, así que nunca pasa. Hazlo automático en vez de una decisión.
Una revisión de diez minutos, dos veces al año
Abre la lista de colaboradores y recórrela con una pregunta por nombre: ¿esta persona sigue trabajando con nosotros? No «¿podría necesitarlo todavía?», cuya respuesta siempre es quizá. Solo la pregunta llana.
Encontrarás dos o tres cada vez. De eso se trata: la lista nunca está mal cuando la miras, solo cuando no.
Preguntas que la gente hace
¿Qué acceso debe tener un colaborador externo?
El nivel más estrecho que le permita trabajar: el proyecto, no el espacio de trabajo. La gente ve lo que tiene delante, y eso debería ser su propio trabajo y no el de otro cliente.
¿Deben los colaboradores poder invitar a otros?
No. Mantén el derecho de invitación dentro de tu equipo. Un colaborador externo que puede añadir gente convierte tu lista de accesos en la decisión de otra persona.
¿Cómo evito que se acumulen accesos viejos?
Apunta la fecha de fin el mismo día que añades a alguien y retira el acceso el día que acaba el trabajo, no cuando te acuerdes. Y revisa la lista entera diez minutos, dos veces al año.
