Plantillas y trabajo que vuelve
Una plantilla es una decisión que tomaste una vez y dejaste de cuestionar. Ese es su valor y todo su peligro.
El trabajo se repite más de lo que la gente admite, y montar bien esa repetición es la productividad más barata que existe. Montarla mal es como un espacio de trabajo se llena de cosas que nadie eligió.
Plantilla la forma, no el contenido
Las buenas plantillas llevan estructura: las secciones que necesita una propuesta, los pasos de un traspaso, los campos obligatorios de un informe de error. Las malas llevan texto, que después sale con las cifras del trimestre pasado porque alguien corrigió cuatro párrafos y se dejó el quinto.
La prueba es si una copia rellenada podría enviarse sin cambios. Si podría, la plantilla hace demasiado. Deja lo específico vacío y visiblemente vacío: una línea en blanco es más segura que una frase plausible que alguna vez fue cierta.
Conviértelo en plantilla a la tercera, no a la primera
La primera versión de cualquier cosa está mal de maneras que aún no ves, y una plantilla la congela. Hazlo dos veces, fíjate en qué cambió entre ambas y haz plantilla de lo que se mantuvo igual.
Esto también evita crear plantillas para cosas que resultan pasar una sola vez. Una proporción sorprendente de las plantillas de cualquier espacio se usó exactamente una vez, por quien la hizo.
Las plantillas se pudren y nadie lo nota
El documento que no tiene dueño se sigue usando mucho después de dejar de ser correcto. Tiene un paso que menciona una herramienta que abandonasteis, una sección para una aprobación que ya no existe, un enlace a una carpeta que se movió.
Pon un nombre y una fecha al principio de cada una. Así, cuando alguien tropiece con un paso equivocado, sabrá a quién decírselo en vez de sortearlo en silencio; y ese rodeo es el coste real, porque cada persona se inventa uno distinto.
La tarea recurrente que nadie se atreve a cancelar
Los elementos recurrentes son peores que las plantillas, porque generan trabajo por su cuenta. El informe mensual que reciben tres personas y no lee nadie sigue costando media jornada a alguien, cada mes, para siempre.
Una vez al año, detén cada cosa recurrente durante un ciclo en vez de borrarla. Si nadie pregunta, ya tienes la respuesta y puedes borrarla sin debate. Si alguien pregunta la primera semana, has aprendido quién depende realmente de ella: casi siempre menos gente, y distinta, de la que sugiere la lista de destinatarios.
Preguntas que la gente hace
¿Qué debe contener una plantilla?
Estructura, no texto: las secciones de una propuesta, los pasos de un traspaso. Si una copia rellenada pudiera enviarse sin cambios, la plantilla hace demasiado.
¿Cuándo convertir algo en plantilla?
A la tercera. La primera versión está mal de maneras que aún no ves y la plantilla la congela. Hazlo dos veces, mira qué cambió y haz plantilla de lo que se mantuvo.
¿Qué hago con el trabajo recurrente que nadie necesita?
Una vez al año, pausa cada elemento recurrente un ciclo en vez de borrarlo. Si nadie pregunta, bórralo sin debate; si alguien pregunta, ya sabes quién depende de verdad.
