Configurar tu primer espacio de trabajo

La mayoría crea su primer espacio de trabajo en once segundos, le pone el nombre de la empresa y no vuelve a pensar en ello. Trabajando solo, funciona perfectamente. La cosa empieza a doler cuando entra la cuarta persona, porque en Lodos un espacio de trabajo no es una carpeta: es la frontera que treinta módulos usan para decidir qué tienes permitido ver.

Esta página trata de trazar esa frontera a conciencia. Y de las dos decisiones que resultan genuinamente molestas de revertir.

Qué controla realmente un espacio de trabajo

Abres Task Management y ves un tablero. Abres Kronos y ves registros de tiempo. Abres Lodrive y ves archivos. Parecen tres aplicaciones distintas, y en cierto modo lo son, pero todas filtran su contenido según el espacio de trabajo seleccionado en la barra superior. Cambia de espacio y las tres cambian a la vez.

Esa es toda la idea, y conviene decirlo sin rodeos porque explica casi toda la confusión de los equipos nuevos:

• Una tarea pertenece al espacio de trabajo, no a ti.
• Un archivo de Lodrive pertenece al espacio de trabajo.
• El tiempo registrado en Kronos se atribuye al espacio de trabajo.
• Una automatización se ejecuta dentro de un espacio de trabajo.

Así que cuando alguien dice «no encuentro el archivo que compartiste», nueve de cada diez veces está mirando otro espacio. El archivo está exactamente donde lo dejaste.

Algunas cosas quedan fuera a propósito: tu Notebook personal, tu biblioteca de Nova, las entradas privadas de tu Calendario. Te acompañan sea cual sea el espacio activo. La separación es intencionada: tus notas son tuyas, las tareas del equipo son del equipo.

¿Cuántos deberías crear?

Menos de los que crees. El instinto es uno por proyecto, que parece ordenadísimo durante tres semanas y luego se convierte en un peaje que pagas cuarenta veces al día.

La regla que aguanta: crea un espacio de trabajo cuando cambia el grupo de personas, no cuando cambia el tema.

Una agencia con nueve personas internas y tres clientes que acceden cada uno a su propio material necesita cuatro espacios: uno interno y tres de cliente. Un equipo de producto de nueve personas trabajando en un producto necesita exactamente uno, por muchos proyectos que lleve dentro. Task Management, Checklist y Flowchart tienen su propia capa de proyectos dentro del espacio; usa esa capa para los temas.

Si dudas, empieza con uno. Dividir después es copiar. Fusionar después también es copiar, pero mientras la gente trabaja activamente en ambas mitades, que es otra clase de tarde.

Los primeros cinco minutos

Abre Workspace Manager. La creación, el renombrado y la lista de miembros son cosa suya; todo lo demás simplemente lee de ahí.

1. Nómbralo por el grupo, no por el trabajo. «Equipo de diseño» envejece mejor que «Rediseño Q3», porque el rediseño termina y el equipo no.
2. Fija el nombre antes de invitar a nadie. Renombrar es inofensivo, la gente solo ve otra etiqueta. Pero el correo de invitación lleva el nombre, así que renombrar justo después de invitar genera una pequeña ronda de «espera, ¿cuál era este?».
3. Decide ahora quién es administrador. Para un equipo de menos de diez, dos es el número correcto. Un solo administrador significa que todo se detiene cuando esa persona está en un avión. Cinco significa que nadie se siente responsable.
4. Activa solo los módulos que vas a abrir esta semana. Los treinta están en todos los planes, incluido el gratuito, pero una barra lateral con treinta iconos no la lee nadie. Ya añadirás el resto cuando haga falta.

Ese último punto es el que más se salta, y es la mayor diferencia entre un espacio que se usa y uno que queda abandonado en la segunda semana.

Dos errores que salen caros después

Convertir tu espacio personal en el del equipo

Cada cuenta empieza con un espacio privado. Es realmente útil: ahí viven tus notas, tus borradores y tus tareas sueltas. La tentación es invitar al equipo ahí porque ya tiene tus cosas dentro.

No lo hagas. En cuanto entra otra gente, tus ideas a medio hacer quedan visibles en cada tablero y cada lista de archivos, y la única salida es mover elementos uno a uno. Crea un segundo espacio para el equipo y quédate el primero.

Un espacio por cliente cuando ningún cliente entra

Si tus clientes no tienen cuenta de Lodos, un espacio por cliente no te aporta nada y te cuesta un cambio cada vez que cambias de contexto. Usa proyectos dentro de un solo espacio y reserva el espacio aparte para el día en que un cliente necesite ver algo de verdad.

Qué cambia tu plan

Los espacios de trabajo son donde se hacen visibles los niveles de precio, así que conviene conocer la forma antes de construir encima.

El plan Standard gratuito da a un único usuario los treinta módulos, 250.000 tokens de IA al mes y 1 GB de almacenamiento. Es un plan de verdad, no una prueba, pero está pensado para una persona. En el momento en que quieras invitar a alguien, estás en Basic (30 $ por usuario y mes, 5 M de tokens, 30 GB). Pro (99 $ por usuario y mes, 15 M de tokens, 50 GB) es donde dejan de estar limitados el número de espacios y de automatizaciones.

Un detalle que sorprende para bien: alguien con el plan gratuito puede ser invitado a tu espacio y trabajar en él sin coste alguno para esa persona. El asiento lo pagas tú. Así que un cliente, un autónomo o un asesor no necesita comprar nada para colaborar contigo.

Comprobar que quedó bien

Dos pruebas rápidas antes de invitar a nadie, las dos de menos de un minuto:

Crea una tarea en Task Management y cambia a tu espacio personal desde el selector de la barra superior. La tarea debería desaparecer. Vuelve; debería reaparecer. Si no desaparece, la creaste en el sitio equivocado.

Después sube cualquier archivo a Lodrive y repite. Misma expectativa. Estas dos comprobaciones atrapan prácticamente todas las preguntas del tipo «¿dónde se ha metido mi cosa?» antes de que lleguen a tu bandeja.