Archivos por los que un desconocido sabría moverse
La prueba de una unidad no es si tú encuentras las cosas. Es si las encuentra alguien que entró la semana pasada.
LoDrive guarda los archivos que pertenecen a tus proyectos. Almacenar es lo fácil; lo difícil es que una unidad empeora con el tiempo salvo que se sostengan dos o tres convenciones.
Organiza por proyecto, no por tipo de archivo
Carpetas llamadas Imágenes, Documentos y PDFs parecen ordenadas y son inútiles, porque nadie busca «un PDF». Se busca el contrato de Acme, y podría estar en cualquiera de las tres.
Agrupa por aquello de lo que trata el trabajo y, si hace falta, por fase dentro. Regla práctica: alguien que conoce el proyecto pero no tus manías de archivo debería llegar a un archivo en dos clics. Si tiene que adivinar la categoría, las categorías están mal.
Nombres que se ordenan solos
Empieza los archivos con fecha por la fecha, en año-mes-día: 2026-03-14-acme-presupuesto. Escrito así se ordena cronológicamente solo, en cualquier lista, para siempre. Escrito 14-03-2026 se ordena por día del mes, que no significa nada.
Pon pronto la palabra que identifica —el cliente, el proyecto— porque en columnas estrechas los finales de los nombres se cortan, y ahí es justo donde la gente pone lo útil.
Comparte un enlace, no mandes una copia
En cuanto adjuntas un archivo a un mensaje, hay dos, y uno queda desactualizado para siempre. Todos los que recibieron la copia trabajan sobre un documento que nunca recibirá la corrección que hagas mañana.
Manda el enlace. Cuesta lo mismo y deja una única versión verdadera. La excepción es lo que sale de la organización cuando quieres justamente una foto congelada —un contrato firmado, una propuesta tal como estaba ese día—: ahí la copia es el objetivo.
Borrar es mantenimiento, no pérdida
Las unidades se llenan de borradores, exportaciones hechas una vez para una reunión y capturas tomadas para explicar algo en una conversación que terminó hace dos años. Nada de eso es peligroso; todo empeora la búsqueda.
Cuando un proyecto cierra, repásalo una vez: conserva lo que alguien podría pedir razonablemente y quita el resto. Diez minutos al final de un proyecto le ahorran veinte a la siguiente persona en cada búsqueda.
Preguntas que la gente hace
¿Cómo organizar las carpetas?
Por proyecto, no por tipo de archivo. Nadie busca «un PDF», busca el contrato de Acme. Quien conoce el proyecto pero no tu forma de archivar debería llegar en dos clics.
¿Cómo nombrar los archivos?
Empieza los archivos fechados por año-mes-día (2026-03-14-acme-presupuesto) para que se ordenen solos, y pon pronto la palabra identificativa: las columnas estrechas cortan el final de los nombres.
¿Adjuntar o compartir enlace?
Comparte el enlace. Un adjunto crea una segunda copia desactualizada para siempre. Manda copia solo cuando quieras una foto congelada, como un contrato firmado.
