Dateien, durch die sich Fremde finden
Die Probe für ein Laufwerk ist nicht, ob Sie etwas finden. Sondern ob es jemand findet, der letzte Woche angefangen hat.
LoDrive speichert die Dateien Ihrer Projekte. Das Speichern ist der leichte Teil; der schwere ist, dass ein Laufwerk mit der Zeit schlechter wird, wenn nicht zwei, drei Konventionen halten.
Nach Projekt ordnen, nicht nach Dateityp
Ordner namens Bilder, Dokumente und PDFs wirken ordentlich und sind nutzlos, denn niemand sucht je „ein PDF“. Gesucht wird der Acme-Vertrag, und der könnte in allen dreien liegen.
Gruppieren Sie nach dem Gegenstand der Arbeit, bei Bedarf darin nach Phase. Faustregel: Wer das Projekt kennt, aber nicht Ihre Ablagegewohnheiten, sollte eine Datei in zwei Klicks finden. Muss man eine Kategorie erraten, sind die Kategorien falsch.
Namen, die sich selbst sortieren
Beginnen Sie datierte Dateien mit dem Datum in Jahr-Monat-Tag: 2026-03-14-acme-angebot. So geschrieben sortiert es sich in jeder Liste von selbst chronologisch, für immer. Als 14-03-2026 sortiert es nach Monatstag, was nichts bedeutet.
Setzen Sie das kennzeichnende Wort nach vorn — Kundin, Projekt — denn in schmalen Spalten werden Dateinamen hinten abgeschnitten, und genau dort steht meist der nützliche Teil.
Teilen Sie einen Link, schicken Sie keine Kopie
Sobald Sie eine Datei an eine Nachricht hängen, gibt es zwei davon, und eine ist ab sofort dauerhaft veraltet. Alle mit der Kopie arbeiten an einem Dokument, das Ihre morgige Korrektur nie erhält.
Schicken Sie den Link. Er kostet gleich viel und lässt eine einzige wahre Fassung übrig. Ausnahme ist alles nach außen, wo Sie bewusst eine eingefrorene Momentaufnahme wollen — ein unterschriebener Vertrag, ein Angebot im Stand des Tages. Dort ist die Kopie der Zweck.
Löschen ist Pflege, nicht Verlust
Laufwerke füllen sich mit Entwürfen, Exporten für eine einzige Besprechung und Screenshots aus einem Gespräch, das vor zwei Jahren endete. Nichts davon ist gefährlich, alles verschlechtert die Suche.
Gehen Sie ein Projekt nach Abschluss einmal durch: behalten, worum jemand vernünftigerweise bitten könnte, den Rest entfernen. Zehn Minuten am Projektende sparen der nächsten Person bei jeder Suche zwanzig.
Häufig gestellte Fragen
Wie sollten Ordner organisiert sein?
Nach Projekt, nicht nach Dateityp. Niemand sucht „ein PDF“, gesucht wird der Acme-Vertrag. Wer das Projekt kennt, aber nicht Ihre Ablage, sollte eine Datei in zwei Klicks erreichen.
Wie sollten Dateien heißen?
Datierte Dateien mit Jahr-Monat-Tag beginnen (2026-03-14-acme-angebot), dann sortieren sie sich chronologisch von selbst. Das kennzeichnende Wort nach vorn — schmale Spalten schneiden Namensenden ab.
Anhang oder Link?
Den Link. Ein Anhang erzeugt eine zweite, dauerhaft veraltete Kopie. Schicken Sie eine Kopie nur, wenn Sie eine eingefrorene Momentaufnahme wollen, etwa einen unterschriebenen Vertrag.
