Notizen, die man wiederfindet
Eine Notiz zu schreiben dauert eine Minute. Sie acht Wochen später zu finden ist der Teil, den niemand einplant.
Notebook enthält das Geschriebene, das weder Dokument noch Aufgabe ist: Besprechungsnotizen, Entscheidungen, Recherche, das, was eine Kundin am Telefon sagte. Sein Fehlermodus ist nicht, Notizen zu verlieren — sondern sie zu haben und nie wieder zu lesen.
Der Titel ist das ganze Suchproblem
An den Inhalt erinnern Sie sich nicht. Sie erinnern sich ungefähr, worum es ging und ungefähr wann — den Rest erledigt die Suche, sofern der Titel die Wörter enthält, die Sie tatsächlich eintippen würden.
„Besprechungsnotizen“ ist unauffindbar; davon gibt es vierzig. „Acme — Preisentscheidung, März“ ist auffindbar, weil jeder Teil davon etwas ist, wonach Sie später suchen könnten. Schreiben Sie den Titel für die Person, die Sie in zwei Monaten sind und die vergessen hat, dass es das gab.
Halten Sie die Entscheidung fest, nicht die Diskussion
Die meisten Besprechungsnotizen sind ein Protokoll des Gesprächs — genau der Teil, den später niemand braucht. Man kommt zurück für: was entschieden wurde, wer es tut und was verworfen wurde.
Das Letzte zählt mehr, als es aussieht. Ein halbes Jahr später schlägt jemand genau das vor, was Sie abgelehnt haben, und ohne eine Zeile zum Warum führen Sie dieselbe Debatte von vorn. Ein Satz — „wir haben X statt Y gewählt wegen des Liefertermins“ — spart eine Stunde einer künftigen Besprechung.
Wann eine Notiz keine Notiz mehr sein sollte
Eine Notiz mit einer Handlung darin sollte sofort eine Aufgabe erzeugen. Notizen sind keine To-do-Listen, und niemand durchsucht sie nach Zusagen.
Ebenso: Sobald mehrere Menschen etwas regelmäßig ändern müssen, ist es aus der Notiz herausgewachsen und gehört in ein Dokument oder eine Datei. Das Signal ist Versionsdrift — zwei Personen zitieren dieselbe Notiz mit unterschiedlichem Inhalt.
Geteilte Notizen brauchen eine Verfasserin
Eine Notiz, die alle bearbeiten und niemandem gehört, veraltet auf eine Weise, die niemand bemerkt — denn auch das Veralten hat keine Zuständigkeit.
Setzen Sie Name und Datum an den Anfang von allem Geteilten. Nicht zur Schuldzuweisung, sondern damit Lesende erkennen, ob sie etwas Aktuelles vor sich haben oder etwas, das jemand im letzten Frühjahr hastig getippt hat.
Häufig gestellte Fragen
Warum finde ich meine alten Notizen nie?
Wegen der Titel. Sie erinnern nicht den Inhalt, nur ungefähr Thema und Zeitpunkt. „Besprechungsnotizen“ ist unauffindbar; „Acme — Preisentscheidung, März“ enthält die Wörter, die Sie eintippen würden.
Was gehört in Besprechungsnotizen?
Was entschieden wurde, wer es tut und was verworfen wurde — kein Protokoll. Das Verworfene zählt am meisten: Ohne eine Zeile zum Warum führen Sie in sechs Monaten dieselbe Debatte von vorn.
Wann sollte eine Notiz etwas anderes werden?
Sobald sie eine Handlung enthält, erzeugen Sie eine Aufgabe — niemand durchsucht Notizen nach Zusagen. Und sobald mehrere Menschen sie regelmäßig bearbeiten, gehört sie in ein Dokument oder eine Datei.
