Post, die neben der Arbeit bleibt
Der Sinn von Mail im Workspace ist nicht, Ihr Mailprogramm zu ersetzen. Er ist, das Kopieren zu beenden.
Das Mail-Modul verbindet Ihre Konten, sodass Nachrichten neben den Projekten, Aufgaben und Dateien liegen, um die es geht — statt in einer separaten Anwendung, zu der Sie vierzigmal täglich wechseln.
Wofür es tatsächlich gut ist
Der Wert liegt nicht darin, hier Mail zu lesen. Er liegt darin, dass eine Nachricht zur Aufgabe wird, ohne dass Sie sie abtippen, und ein Anhang im richtigen Ordner landet, ohne Herunterladen und Hochladen.
Der ehrliche Test lautet also nicht „gefällt mir das als Mailprogramm“, sondern: Wie viel meines Tages bestand darin, Informationen zwischen Mail und allem anderen zu bewegen? Ist die Antwort „viel“, rechnet sich das binnen einer Woche. Besteht Ihre Post überwiegend aus Newslettern und Privatem, bleiben Sie bei dem, was Sie nutzen.
Machen Sie den Thread zur Aufgabe, nicht zu ihrer Kopie
Enthält eine Kundenmail eine Anforderung, erstellen Sie die Aufgabe aus der Mail, statt eine neue Aufgabe „siehe E-Mail“ zu schreiben. Die zweite Variante verrottet: Sechs Wochen später steht dort „siehe E-Mail“, und niemand findet welche.
Geben Sie der Aufgabe einen Titel, der sagt, was zu tun ist — „überarbeitetes Angebot schicken“, nicht „Re: Re: Fwd: Angebot“. Die Betreffzeile hat die absendende Person für ihren Zweck geschrieben, nicht für Ihren.
Anhänge neigen dazu, sich zu vermehren
Dieselbe Datei kommt dreimal an: Original, „final“ und „final v2 mit Kommentaren“. Speichern Sie alle drei im Projektordner, öffnet die nächste Person die falsche.
Speichern Sie die, mit der Sie arbeiten werden, und lassen Sie die anderen im Thread. Die Mail ist das Archiv, der Ordner die Arbeitskopie. Beides zu vermischen ist der Weg zu elf Versionen eines Logos in einem Projektordner.
Gemeinsame Postfächer brauchen pro Nachricht eine Zuständigkeit
Ein Postfach, das mehrere lesen können, ist ein Postfach, in dem alle annehmen, jemand anderes habe geantwortet. Das ist kein Softwareproblem, und keine Funktion behebt es.
Wählen Sie eine Regel und halten Sie sie: Wer eine Nachricht öffnet, beantwortet sie oder weist sie zu — in diesem Moment. „Ich komme darauf zurück“ erzeugt die vier Tage alte Kundenfrage, die drei Leute gesehen haben.
Häufig gestellte Fragen
Soll Mail mein übliches Mailprogramm ersetzen?
Nur wenn ein großer Teil Ihres Tages darin besteht, Informationen zwischen Mail und Arbeit zu bewegen. Der Wert liegt darin, Nachrichten ohne Kopieren in Aufgaben und Anhänge in Dateien zu verwandeln.
Wie wird aus einer Mail eine Aufgabe?
Erstellen Sie die Aufgabe aus der Nachricht selbst, nicht als neue Aufgabe „siehe E-Mail“. Und geben Sie ihr einen Titel, der sagt, was zu tun ist — der Betreff wurde für den Zweck der absendenden Person geschrieben.
Wie verhindern wir, dass ein gemeinsames Postfach liegen bleibt?
Eine Regel: Wer eine Nachricht öffnet, beantwortet sie oder weist sie in diesem Moment zu. Jedes Scheitern gemeinsamer Postfächer beginnt damit, dass alle annehmen, jemand anderes habe geantwortet.
