Den ersten Workspace einrichten
Ein Workspace ist kein Ordner, sondern die Grenze, aus der dreißig Module ihre Sichtbarkeit ableiten. Sitzt die Grenze falsch, räumen Sie monatelang um.
Die meisten legen ihren ersten Workspace in elf Sekunden an, benennen ihn nach der Firma und denken nie wieder darüber nach. Allein arbeitet das prima. Unangenehm wird es ungefähr dann, wenn die vierte Person dazukommt — denn ein Workspace ist in Lodos kein Ordner, sondern die Grenze, anhand derer dreißig Module entscheiden, was Sie sehen dürfen.
Auf dieser Seite geht es darum, diese Grenze bewusst zu ziehen. Und um zwei Entscheidungen, deren Korrektur wirklich mühsam ist.
Was ein Workspace tatsächlich steuert
Sie öffnen Task Management und sehen ein Board. Sie öffnen Kronos und sehen Zeiteinträge. Sie öffnen Lodrive und sehen Dateien. Das wirkt wie drei getrennte Anwendungen, und in gewisser Weise ist es das auch — nur filtert jede davon ihren Inhalt nach dem Workspace, der oben in der Leiste ausgewählt ist. Wechseln Sie den Workspace, ändern sich alle drei gleichzeitig.
Mehr steckt nicht dahinter, und es lohnt sich, das klar auszusprechen, weil es fast alle Verwirrung neuer Teams erklärt:
- Eine Aufgabe gehört dem Workspace, nicht Ihnen.
- Eine Datei in Lodrive gehört dem Workspace.
- In Kronos erfasste Zeit wird dem Workspace zugeordnet.
- Eine Automatisierung läuft innerhalb eines Workspace.
Wenn also jemand sagt „Ich finde die Datei nicht, die du geteilt hast“, schaut er in neun von zehn Fällen in einen anderen Workspace. Die Datei liegt genau da, wo Sie sie abgelegt haben.
Einiges liegt bewusst außerhalb von Workspaces: Ihr persönliches Notebook, Ihre Nova-Bibliothek, private Kalendereinträge. Diese Dinge begleiten Sie unabhängig vom aktiven Workspace. Die Trennung ist Absicht — Ihre Notizen gehören Ihnen, die Aufgaben des Teams dem Team.
Wie viele sollten es sein?
Weniger als gedacht. Der Reflex ist einer pro Projekt. Das wirkt drei Wochen lang aufgeräumt und wird dann zu einer Wechselsteuer, die Sie vierzigmal am Tag zahlen.
Die Regel, die trägt: Legen Sie einen Workspace an, wenn sich die Personengruppe ändert, nicht wenn sich das Thema ändert.
Eine Agentur mit neun internen Leuten und drei Kunden, die jeweils Zugriff auf ihr eigenes Material bekommen, braucht vier Workspaces — einen internen, drei für Kunden. Ein neunköpfiges Produktteam an einem Produkt braucht genau einen, egal wie viele Projekte darin laufen. Task Management, Checklist und Flowchart haben innerhalb eines Workspace jeweils eine eigene Projektebene; Themen gehören dorthin.
Im Zweifel mit einem anfangen. Später aufzuteilen ist eine Kopieraktion. Später zusammenzuführen ist auch eine Kopieraktion, nur eine, die Sie durchführen, während Leute in beiden Hälften aktiv arbeiten — das ist ein anderer Nachmittag.
Die ersten fünf Minuten
Öffnen Sie den Workspace Manager. Anlegen, Umbenennen und die Mitgliederliste gehören diesem Modul; alles andere liest nur daraus.
- Nennen Sie ihn nach der Gruppe, nicht nach der Arbeit. „Designteam“ altert besser als „Relaunch Q3“, weil der Relaunch endet und das Team nicht.
- Legen Sie den Namen fest, bevor Sie einladen. Umbenennen ist harmlos, alle sehen einfach ein neues Etikett. Aber die Einladungsmail trägt den Namen — eine Umbenennung direkt nach dem Einladen erzeugt eine kleine Runde „Moment, welcher war das nochmal?“.
- Bestimmen Sie jetzt die Administratoren. Für ein Team unter zehn Personen ist zwei die richtige Zahl. Ein Admin heißt, dass alles stillsteht, wenn diese Person im Flugzeug sitzt. Fünf heißt, dass sich niemand zuständig fühlt.
- Aktivieren Sie nur die Module, die Sie diese Woche öffnen. Alle dreißig sind in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen — aber eine Seitenleiste mit dreißig Symbolen liest niemand. Den Rest schalten Sie dazu, wenn Sie ihn brauchen.
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersprungen und ist gleichzeitig der größte Unterschied zwischen einem Workspace, der benutzt wird, und einem, der in Woche zwei liegen bleibt.
Zwei Fehler, die später wehtun
Den privaten Workspace zum Team-Workspace machen
Jedes Konto startet mit einem privaten Workspace. Er ist wirklich nützlich — dort liegen Ihre Notizen, Ihre Entwürfe, Ihre losen Aufgaben. Die Versuchung ist groß, das Team dorthin einzuladen, weil ja schon alles drin ist.
Tun Sie es nicht. Sobald andere drin sind, sind Ihre halbfertigen Gedanken in jedem Board und jeder Dateiliste sichtbar, und der einzige Ausweg ist, Elemente einzeln zu verschieben. Legen Sie einen zweiten Workspace für das Team an und behalten Sie den ersten für sich.
Ein Workspace pro Kunde, obwohl kein Kunde sich anmeldet
Wenn Ihre Kunden gar kein Lodos-Konto haben, bringt ein Workspace pro Kunde nichts und kostet Sie bei jedem Kontextwechsel einen Klick. Nutzen Sie stattdessen Projekte innerhalb eines Workspace — und greifen Sie zum eigenen Workspace erst an dem Tag, an dem ein Kunde tatsächlich etwas sehen soll.
Was Ihr Tarif ändert
An Workspaces werden die Preisstufen sichtbar, deshalb lohnt es sich, die Form zu kennen, bevor Sie darauf aufbauen.
Der kostenlose Standard-Tarif gibt einer einzelnen Person alle dreißig Module, 250.000 KI-Token pro Monat und 1 GB Speicher. Das ist ein echter Tarif, keine Testphase — aber er ist für eine Person gebaut. In dem Moment, in dem Sie jemanden einladen wollen, sind Sie bei Basic (30 $ pro Person und Monat, 5 Mio. Token, 30 GB). Bei Pro (99 $ pro Person und Monat, 15 Mio. Token, 50 GB) fallen die Obergrenzen für Workspaces und Automatisierungen weg.
Ein Detail, das positiv überrascht: Jemand im kostenlosen Tarif kann in Ihren Workspace eingeladen werden und dort ohne eigene Kosten arbeiten. Den Platz bezahlen Sie. Ein Kunde, eine freie Mitarbeiterin oder ein Berater muss also nichts kaufen, um mit Ihnen zu arbeiten.
Prüfen, ob es sitzt
Zwei schnelle Tests, bevor Sie jemanden einladen — beide dauern unter einer Minute:
Legen Sie in Task Management eine Aufgabe an und wechseln Sie über die Auswahl oben in Ihren privaten Workspace. Die Aufgabe sollte verschwinden. Zurückwechseln, sie sollte wieder da sein. Verschwindet sie nicht, haben Sie sie am falschen Ort angelegt.
Laden Sie danach irgendeine Datei in Lodrive hoch und machen Sie dasselbe. Gleiche Erwartung. Diese zwei Kontrollen fangen praktisch jede „Wo ist mein Ding hin?“-Frage ab, bevor sie als Nachricht bei Ihnen landet.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen Workspace umbenennen, nachdem Leute beigetreten sind?
Ja, und nichts bricht — Aufgaben, Dateien und Zeiteinträge behalten ihre Verknüpfungen. Der einzige Nebeneffekt: Wer sich das Lesezeichen nach dem Namen gemerkt hat, braucht eine Sekunde.
Kann eine Person in mehreren Workspaces sein?
Ja, ohne Begrenzung, im kostenlosen wie im bezahlten Tarif. Gewechselt wird über die Auswahl in der oberen Leiste, und Benachrichtigungen werden pro Workspace gruppiert, damit ein lebhafter Kunden-Workspace den internen nicht übertönt.
Was passiert mit den Inhalten, wenn ein Workspace gelöscht wird?
Alles, was daran hängt, geht mit — Boards, Dateien, Zeiteinträge, Automatisierungen. Verschieben Sie vorher, was Sie behalten wollen; nach der Bestätigung gibt es kein Zurück.
Brauche ich einen bezahlten Tarif, um es mit einer Kollegin zu testen?
Sie brauchen einen bezahlten Platz, nicht zwei. Einladungen setzen auf Ihrer Seite Basic oder Pro voraus; die eingeladene Person kann im kostenlosen Standard-Tarif bleiben und trotzdem normal in Ihrem Workspace arbeiten.
