Modelli e lavoro che torna
Un modello è una decisione presa una volta e poi smessa di mettere in discussione. È il suo valore ed è tutto il suo pericolo.
Il lavoro si ripete più di quanto si ammetta, e impostare bene quella ripetizione è la produttività più economica che esista. Impostarla male è il modo in cui uno spazio di lavoro si riempie di cose che nessuno ha scelto.
Metti a modello la forma, non il contenuto
I buoni modelli portano struttura: le sezioni che servono a una proposta, i passaggi di una consegna, i campi obbligatori di una segnalazione. I cattivi portano testo, che poi esce con i numeri del trimestre scorso perché qualcuno ha corretto quattro paragrafi e saltato il quinto.
Il test è se una copia compilata potrebbe essere inviata invariata. Se potrebbe, il modello sta facendo troppo. Lascia le parti specifiche vuote, e visibilmente vuote: una riga bianca è più sicura di una frase plausibile che un tempo era vera.
Fanne un modello alla terza volta, non alla prima
La prima versione di qualsiasi cosa è sbagliata in modi che ancora non vedi, e un modello la congela. Falla due volte, guarda cosa è cambiato tra le due e metti a modello ciò che è rimasto uguale.
Questo evita anche di costruire modelli per cose che si rivelano irripetibili. Una quota sorprendente dei modelli di qualsiasi spazio è stata usata esattamente una volta, da chi l’ha creata.
I modelli invecchiano e nessuno se ne accorge
Il documento che non ha un proprietario continua a essere usato molto dopo aver smesso di essere corretto. Ha un passaggio che rimanda a uno strumento abbandonato, una sezione per un’approvazione che non esiste più, un link a una cartella spostata.
Metti un nome e una data in cima a ciascuno. Così, quando qualcuno inciampa in un passaggio sbagliato, sa a chi dirlo invece di aggirarlo in silenzio — e l’aggiramento è il costo vero, perché ognuno se ne inventa uno diverso.
L’attività ricorrente che nessuno osa cancellare
Le voci ricorrenti sono peggio dei modelli, perché generano lavoro da sole. Il report mensile che ricevono in tre e non legge nessuno costa comunque mezza giornata a qualcuno, ogni mese, per sempre.
Una volta l’anno, ferma ogni cosa ricorrente per un ciclo invece di eliminarla. Se nessuno chiede, hai la tua risposta e puoi eliminarla senza discussione. Se qualcuno chiede nella prima settimana, hai scoperto chi ne dipende davvero: quasi sempre meno persone, e diverse, da quelle nella lista dei destinatari.
Domande frequenti
Cosa deve contenere un modello?
Struttura, non testo: le sezioni di una proposta, i passaggi di una consegna. Se una copia compilata potesse essere inviata invariata, il modello sta facendo troppo.
Quando trasformare qualcosa in modello?
Alla terza volta. La prima versione è sbagliata in modi ancora invisibili e il modello la congela. Falla due volte, guarda cosa è cambiato e modella ciò che è rimasto.
Cosa faccio col lavoro ricorrente che non serve a nessuno?
Una volta l’anno ferma ogni ricorrenza per un ciclo invece di eliminarla. Se nessuno chiede, eliminala senza discussione; se qualcuno chiede, sai chi ne dipende davvero.
