Il giorno dell’evento
Quasi ogni problema di un evento è un problema di porta, e la porta si decide settimane prima.
Il modulo Events gestisce iscrizioni, tipi di biglietto, capienza, accredito e lista partecipanti. Quasi tutto quel che segue riguarda la mezz’ora che decide come andrà il resto.
Tipi di biglietto: tre di solito è uno di troppo
Ogni tipo in più è una domanda a cui qualcuno deve rispondere su sé stesso prima di iscriversi, e ogni domanda fa perdere persone. Standard più un ridotto — studente, socio, early — copre la maggior parte degli eventi. Se sei tentato di aggiungerne un quarto, chiediti quale decisione cambia per chi partecipa. Se la risposta è solo “cambia quanto incassiamo”, fanne un codice sconto.
Chiama i tipi in base a chi li compra, non a quanto costano. “Socio” dice a una persona se la riguarda; “Livello 2” no.
La capienza non è la dimensione della sala
Imposta una capienza inferiore a quella della sala: le iscrizioni gratuite non si presentano tutte, quelle a pagamento quasi sì. Su un evento gratuito aspettati tra metà e due terzi; su uno a pagamento, quasi tutti. Riempire esattamente la sala su un evento gratuito significa una sala che sembra vuota; farlo su uno a pagamento significa gente in piedi.
Nel dubbio apri meno posti e aggiungine. Aumentare la capienza è un bell’annuncio. Ridurla è una scusa.
Un accredito che funziona senza wifi
Il wifi della sede sarà pessimo esattamente quando arrivano quaranta persone insieme. Due abitudini lo rendono un non problema.
Apri la lista partecipanti sul dispositivo all’ingresso prima che arrivi qualcuno, finché la connessione c’è, e lasciala aperta. E tieni una copia stampata o scaricata: non per usarla, ma perché una connessione morta ti costi solo una coda più lenta.
Metti due persone all’ingresso oltre le cinquanta presenze. Una persona che scansiona è una coda; due sono un flusso. La seconda non ha bisogno di formazione, solo della lista.
I due numeri che contano
Il tasso di presenza rispetto alle iscrizioni ti dice se i promemoria funzionano. Se scende sotto la metà su un evento gratuito, il problema non è quasi mai il contenuto: è che quella mattina nessuno ha ricevuto un promemoria.
Da dove sono arrivate le iscrizioni ti dice dove mettere l’impegno la prossima volta. Guardalo una volta, una settimana dopo, e scrivi il numero dove lo ritroverai prima dell’evento successivo. Sei mesi dopo nessuno lo ricorda correttamente, e tutti credono di sì.
Domande frequenti
Quanti tipi di biglietto conviene offrire?
Due nella maggior parte dei casi: standard e un ridotto. Ogni tipo in più è una domanda a cui chi partecipa deve rispondere su sé stesso, e ognuna fa perdere persone. Se un quarto tipo cambia solo il prezzo, fanne un codice sconto.
Quanta capienza devo aprire?
Meno di quella della sala. Sugli eventi gratuiti si presenta tra metà e due terzi; su quelli a pagamento quasi tutti. Apri meno posti e aggiungine: aumentare è un annuncio, ridurre è una scusa.
E se il wifi salta durante l’accredito?
Apri la lista sul dispositivo all’ingresso prima che arrivi il pubblico e lasciala aperta, con una copia scaricata o stampata. Così una connessione morta costa solo una coda più lenta, non un ingresso bloccato.
