Una pipeline che ti dice qualcosa
Quasi tutti i CRM muoiono di due cose: fasi che nessuno sa definire e campi che nessuno compila. Entrambe si sistemano in un pomeriggio.
Il modulo CRM segue aziende, contatti e trattative attraverso delle fasi. Che diventi utile o una scocciatura dipende quasi interamente da come definisci quelle fasi.
Definisci le fasi da ciò che ha fatto chi compra, non tu
“Proposta inviata” è una fase che parla di te. “Proposta esaminata con il loro team” parla di loro, e solo la seconda prevede qualcosa.
Il test per ogni fase: due persone possono guardare una trattativa e concordare, senza discutere, in quale fase si trovi? Se serve una conversazione, la definizione è vaga e i numeri della pipeline sono finzione. Cinque fasi che tutti leggono allo stesso modo battono nove che richiedono interpretazione.
Meno campi, ma compilati
Ogni campo obbligatorio è una piccola tassa su chi inserisce i dati, di solito a fine di una giornata lunga. Aggiungine abbastanza e si comincia a scrivere “n/d”: sembra un dato, nei report appare come un dato, e non è niente.
Tieni i campi su cui filtreresti o faresti report davvero. Se nessuno ha mai fatto un report per settore, il settore non deve essere obbligatorio. Un campo si può aggiungere dopo; un anno di sciocchezze scritte in fretta non si recupera.
Il passo successivo è tutta la disciplina
Le trattative non muoiono per un rifiuto. Muoiono di silenzio, e il silenzio arriva quando una trattativa esce da una conversazione senza una data.
Non lasciare mai una scheda senza un’azione successiva e un giorno. Non “risentirsi presto”: una data vera, anche arbitraria. Le date arbitrarie si spostano; quelle assenti si dimenticano del tutto, e una trattativa dimenticata sei settimane dopo è indistinguibile da una persa.
Segna come perse le trattative perse, e di’ perché
L’istinto è lasciare aperta una trattativa morta, perché chiuderla sembra arrendersi. Così la pipeline si riempie lentamente di cose che non chiuderanno mai e la previsione diventa inutile.
Chiudile e registra il motivo in poche parole: prezzo, tempistica, sono rimasti col fornitore attuale, quest’anno niente budget. Dopo venti si vede uno schema, e lo schema è l’unica cosa in un CRM che cambia il modo in cui vendi.
Domande frequenti
Come vanno definite le fasi della pipeline?
In base a ciò che ha fatto chi compra, non tu. “Proposta esaminata con il loro team” prevede qualcosa; “proposta inviata” no. Due persone devono concordare sulla fase senza discuterne.
Quanti campi devono essere obbligatori?
Solo quelli su cui filtreresti o faresti report davvero. Troppi producono voci “n/d”, che sembrano dati e non sono nulla. Un campo si aggiunge dopo, un anno di fretta non si recupera.
Qual è l’abitudine che chiude di più?
Non lasciare mai una scheda senza un’azione successiva e una data vera. Le trattative muoiono di silenzio, e il silenzio inizia quando una esce da una conversazione senza un giorno fissato.
