Créer son premier espace de travail
Un espace de travail n’est pas un dossier : c’est la frontière que trente modules consultent pour décider de ce que vous voyez. Mal tracée, elle vous coûte des mois de déménagement.
La plupart des gens créent leur premier espace de travail en onze secondes, lui donnent le nom de leur entreprise et n’y repensent jamais. Seul, ça marche très bien. Ça commence à coincer vers l’arrivée de la quatrième personne, parce que dans Lodos un espace de travail n’est pas un dossier : c’est la frontière que trente modules utilisent pour décider de ce que vous avez le droit de voir.
Cette page parle de tracer cette frontière volontairement. Et des deux décisions qui sont vraiment agaçantes à défaire.
Ce qu’un espace de travail contrôle vraiment
Vous ouvrez Task Management, vous voyez un tableau. Vous ouvrez Kronos, vous voyez des saisies de temps. Vous ouvrez Lodrive, vous voyez des fichiers. On dirait trois applications distinctes, et d’une certaine manière c’en est, sauf que chacune filtre son contenu selon l’espace sélectionné dans la barre du haut. Changez d’espace : les trois changent en même temps.
C’est tout le principe, et il vaut la peine de l’énoncer clairement parce qu’il explique l’essentiel de ce qui déroute les nouvelles équipes :
- Une tâche appartient à l’espace de travail, pas à vous.
- Un fichier dans Lodrive appartient à l’espace de travail.
- Le temps saisi dans Kronos est rattaché à l’espace de travail.
- Une automatisation s’exécute à l’intérieur d’un espace de travail.
Donc quand quelqu’un dit « je ne trouve pas le fichier que tu as partagé », neuf fois sur dix il regarde un autre espace. Le fichier est exactement là où vous l’avez laissé.
Certaines choses sont délibérément hors des espaces : votre Notebook personnel, votre bibliothèque Nova, les entrées privées de votre Calendrier. Elles vous suivent quel que soit l’espace actif. La séparation est voulue : vos notes sont à vous, les tâches de l’équipe sont à l’équipe.
Combien en créer ?
Moins que vous ne le pensez. Le réflexe, c’est un par projet : très propre pendant trois semaines, puis une taxe de changement que vous payez quarante fois par jour.
La règle qui tient : créez un espace quand le groupe de personnes change, pas quand le sujet change.
Une agence de neuf personnes en interne avec trois clients qui accèdent chacun à leur propre matériel a besoin de quatre espaces : un interne, trois clients. Une équipe produit de neuf personnes sur un seul produit en a besoin d’exactement un, quel que soit le nombre de projets menés dedans. Task Management, Checklist et Flowchart ont chacun leur propre couche projet à l’intérieur d’un espace ; c’est là que vont les sujets.
En cas de doute, commencez avec un seul. Diviser plus tard, c’est une copie. Fusionner plus tard, c’est aussi une copie, mais pendant que des gens travaillent activement des deux côtés — un autre genre d’après-midi.
Les cinq premières minutes
Ouvrez Workspace Manager. La création, le renommage et la liste des membres lui appartiennent ; tout le reste ne fait qu’y lire.
- Nommez-le d’après le groupe, pas d’après le travail. « Équipe design » vieillit mieux que « Refonte T3 », parce que la refonte se termine et pas l’équipe.
- Fixez le nom avant d’inviter qui que ce soit. Renommer est inoffensif, les gens voient juste une nouvelle étiquette. Mais l’e-mail d’invitation porte le nom : renommer juste après avoir invité produit une petite série de « attends, c’était lequel ? ».
- Décidez maintenant qui est administrateur. Pour une équipe de moins de dix, deux est le bon chiffre. Un seul administrateur, c’est tout qui s’arrête quand cette personne est dans un avion. Cinq, c’est personne qui se sent responsable.
- N’activez que les modules que vous ouvrirez cette semaine. Les trente sont inclus dans toutes les formules, y compris la gratuite, mais une barre latérale de trente icônes, personne ne la lit. Vous ajouterez le reste au besoin.
Ce dernier point est celui qu’on saute le plus souvent, et c’est la plus grande différence entre un espace utilisé et un espace abandonné en deuxième semaine.
Deux erreurs qui coûtent cher ensuite
Transformer son espace personnel en espace d’équipe
Chaque compte démarre avec un espace privé. Il est vraiment utile : c’est là que vivent vos notes, vos brouillons et vos tâches en vrac. La tentation est d’y inviter l’équipe puisque vos affaires y sont déjà.
Ne le faites pas. Dès que d’autres personnes y entrent, vos réflexions à moitié faites deviennent visibles sur chaque tableau et dans chaque liste de fichiers, et la seule sortie consiste à déplacer les éléments un par un. Créez un second espace pour l’équipe et gardez le premier pour vous.
Un espace par client alors qu’aucun client ne se connecte
Si vos clients n’ont pas de compte Lodos, un espace par client ne vous apporte rien et vous coûte un changement à chaque bascule de contexte. Utilisez plutôt des projets dans un seul espace, et réservez l’espace séparé au jour où un client doit réellement voir quelque chose.
Ce que change votre formule
Les espaces de travail sont l’endroit où les paliers tarifaires deviennent visibles ; autant en connaître la forme avant de construire dessus.
La formule Standard gratuite donne à un utilisateur unique les trente modules, 250 000 jetons IA par mois et 1 Go de stockage. C’est une vraie formule, pas un essai — mais elle est faite pour une personne. Dès que vous voulez inviter quelqu’un, vous passez à Basic (30 $ par utilisateur et par mois, 5 M de jetons, 30 Go). Pro (99 $ par utilisateur et par mois, 15 M de jetons, 50 Go) est le palier où le nombre d’espaces et d’automatisations cesse d’être plafonné.
Un détail qui surprend agréablement : une personne sur la formule gratuite peut être invitée dans votre espace et y travailler sans rien payer. C’est vous qui payez le siège. Un client, un indépendant ou un conseiller n’a donc rien à acheter pour collaborer avec vous.
Vérifier que c’est bon
Deux tests rapides avant d’inviter qui que ce soit, moins d’une minute chacun :
Créez une tâche dans Task Management, puis basculez sur votre espace personnel via le sélecteur de la barre du haut. La tâche doit disparaître. Revenez : elle doit réapparaître. Si elle ne disparaît pas, vous l’avez créée au mauvais endroit.
Ensuite, envoyez n’importe quel fichier dans Lodrive et faites pareil. Même attente. Ces deux vérifications interceptent à peu près toutes les questions « où est passé mon truc ? » avant qu’elles n’arrivent dans votre messagerie.
Questions fréquentes
Puis-je renommer un espace après l’arrivée des membres ?
Oui, et rien ne casse : tâches, fichiers et saisies de temps conservent leurs liens. Seul effet de bord, celui qui avait mis un signet au nom mettra une seconde à le reconnaître.
Une personne peut-elle appartenir à plusieurs espaces ?
Oui, sans limite en gratuit comme en payant. On bascule depuis le sélecteur de la barre du haut, et les notifications sont groupées par espace pour qu’un espace client très actif ne noie pas l’interne.
Que deviennent les contenus si un espace est supprimé ?
Tout ce qui en dépend part avec lui : tableaux, fichiers, saisies de temps, automatisations. Déplacez d’abord ce que vous voulez garder ; une fois la suppression confirmée, il n’y a pas de retour.
Faut-il une formule payante pour tester avec un collègue ?
Il faut un siège payant, pas deux. Les invitations exigent Basic ou Pro de votre côté, mais la personne invitée peut rester en Standard gratuit et travailler normalement dans votre espace.
