Faire entrer les gens — et les faire sortir
Ajouter quelqu’un prend dix secondes. Le retirer demande d’y penser, et c’est pour cela que personne ne le fait.
Collaborators est l’endroit où des personnes extérieures à votre organisation obtiennent l’accès à un travail précis : un client sur un projet, un freelance pour six semaines, une comptable qui a besoin d’un dossier.
Donnez le projet, pas l’espace de travail
Quand quelqu’un doit voir une seule chose, le réflexe est de l’ajouter à tout, parce que c’est plus rapide et qu’on rangera plus tard. Vous ne rangerez pas plus tard.
Accordez l’accès au niveau le plus étroit qui permette de travailler. Une designer freelance a besoin du projet, pas de l’espace de travail. Un client a besoin du projet qu’il paie, pas de celui d’à côté au nom d’un autre client. Ce n’est pas de la méfiance : les gens voient ce qui est devant eux, et ce devrait être leur propre travail.
Deux questions décident du rôle
Peuvent-ils modifier, et peuvent-ils inviter ? Tout le reste en découle.
Donnez le droit de modification à qui doit produire, et la lecture seule à qui doit donner un avis. Un relecteur avec droit de modification finira par changer quelque chose par accident, et personne ne saura quand. Gardez le droit d’inviter dans votre équipe : un collaborateur externe qui peut ajouter des gens transforme votre liste d’accès en décision de quelqu’un d’autre.
La date est la partie que tout le monde saute
Quand vous ajoutez quelqu’un pour une mission délimitée, notez la date de fin le jour même. Un rappel d’agenda suffit. Cette seule habitude fait la différence entre une liste d’accès qui reflète la réalité et une liste qui s’empile pendant trois ans.
Retirez l’accès le jour où le travail se termine, pas quand vous y repenserez. Il n’y a pas de moment poli pour retirer un accès, donc jamais de bon moment, donc cela n’arrive jamais. Rendez-le automatique plutôt qu’une décision.
Une revue de dix minutes, deux fois par an
Ouvrez la liste et parcourez-la avec une seule question par nom : cette personne travaille-t-elle encore avec nous ? Pas « pourrait-elle encore en avoir besoin » — la réponse est toujours peut-être. Juste la question simple.
Vous en trouverez deux ou trois à chaque fois. C’est bien le principe : la liste n’est jamais fausse quand vous la regardez, seulement quand vous ne la regardez pas.
Questions fréquentes
Quel accès donner à un collaborateur externe ?
Le niveau le plus étroit qui permette de travailler : le projet, pas l’espace de travail. Les gens voient ce qui est devant eux, et ce devrait être leur propre travail, pas celui d’un autre client.
Les collaborateurs doivent-ils pouvoir inviter ?
Non. Gardez le droit d’invitation dans votre équipe. Un collaborateur externe qui peut ajouter des personnes transforme votre liste d’accès en décision de quelqu’un d’autre.
Comment éviter l’accumulation d’anciens accès ?
Notez la date de fin le jour même où vous ajoutez quelqu’un et retirez l’accès le jour où le travail s’arrête, pas quand vous y repensez. Puis relisez toute la liste dix minutes, deux fois par an.
