Vorlagen und Arbeit, die wiederkommt
Eine Vorlage ist eine Entscheidung, die Sie einmal getroffen und dann nicht mehr hinterfragt haben. Das ist ihr Wert und ihre gesamte Gefahr.
Arbeit wiederholt sich häufiger, als man zugibt, und diese Wiederholung gut aufzusetzen ist die billigste Produktivität, die es gibt. Sie schlecht aufzusetzen ist der Weg, auf dem sich ein Workspace mit Dingen füllt, die niemand gewählt hat.
Vorlagen tragen Form, nicht Inhalt
Gute Vorlagen tragen Struktur: die Abschnitte, die ein Angebot braucht, die Schritte einer Übergabe, die Pflichtfelder einer Fehlermeldung. Schlechte tragen Text — und der geht dann mit den Zahlen des letzten Quartals hinaus, weil jemand vier Absätze angepasst und den fünften übersehen hat.
Der Test: Ließe sich eine ausgefüllte Kopie unverändert verschicken? Wenn ja, tut die Vorlage zu viel. Lassen Sie das Spezifische leer, und zwar sichtbar leer: Eine leere Zeile ist sicherer als ein plausibler Satz, der einmal gestimmt hat.
Beim dritten Mal zur Vorlage machen, nicht beim ersten
Die erste Fassung von allem ist auf eine Weise falsch, die Sie noch nicht sehen, und eine Vorlage friert sie ein. Machen Sie es zweimal, achten Sie darauf, was sich verändert hat, und formen Sie eine Vorlage aus dem, was gleich blieb.
Das verhindert auch Vorlagen für Dinge, die sich als einmalig herausstellen. Ein überraschender Teil aller Vorlagen wurde genau einmal benutzt — von der Person, die sie erstellt hat.
Vorlagen verrotten, und niemand merkt es
Das Dokument, dem niemand gehört, wird lange weiterverwendet, nachdem es aufgehört hat zu stimmen. Ein Schritt verweist auf ein aufgegebenes Werkzeug, ein Abschnitt auf eine Freigabe, die es nicht mehr gibt, ein Link auf einen verschobenen Ordner.
Setzen Sie Name und Datum an den Anfang. Wer dann auf einen falschen Schritt stößt, weiß, wem er es sagt, statt still darum herumzuarbeiten — und dieses Herumarbeiten ist der eigentliche Preis, weil jede Person eine andere Variante erfindet.
Die Serienaufgabe, die niemand abzuschaffen wagt
Wiederkehrende Einträge sind schlimmer als Vorlagen, weil sie von selbst Arbeit erzeugen. Der Monatsbericht, den drei Leute erhalten und niemand liest, kostet trotzdem jemandem einen halben Tag — jeden Monat, für immer.
Setzen Sie einmal im Jahr jede Serie für einen Zyklus aus, statt sie zu löschen. Fragt niemand nach, haben Sie Ihre Antwort und können sie ohne Debatte löschen. Fragt jemand in der ersten Woche, wissen Sie, wer wirklich darauf angewiesen ist — fast immer weniger Menschen und andere, als die Verteilerliste vermuten lässt.
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in eine Vorlage?
Struktur, kein Text — die Abschnitte eines Angebots, die Schritte einer Übergabe. Ließe sich eine ausgefüllte Kopie unverändert verschicken, tut die Vorlage zu viel.
Wann sollte etwas eine Vorlage werden?
Beim dritten Mal. Die erste Fassung ist auf unsichtbare Weise falsch und würde eingefroren. Zweimal machen, den Unterschied ansehen, das Gleichgebliebene zur Vorlage machen.
Was tun mit Serienaufgaben, die niemand braucht?
Einmal im Jahr jede Serie für einen Zyklus aussetzen statt löschen. Fragt niemand, löschen Sie ohne Debatte; fragt jemand, wissen Sie, wer wirklich darauf angewiesen ist.
