Menschen hereinlassen — und wieder hinaus
Jemanden hinzuzufügen dauert zehn Sekunden. Jemanden zu entfernen erfordert, daran zu denken — deshalb tut es niemand.
Collaborators ist der Ort, an dem Menschen von außerhalb Ihrer Organisation Zugriff auf bestimmte Arbeit bekommen: eine Kundin in einem Projekt, ein Freelancer für sechs Wochen, eine Buchhalterin, die einen Ordner braucht.
Das Projekt freigeben, nicht den Workspace
Wenn jemand eine Sache sehen muss, ist der Reflex, ihn zu allem hinzuzufügen — das geht schneller, und man räumt später auf. Sie werden später nicht aufräumen.
Vergeben Sie Zugriff auf der engsten Ebene, die die Arbeit ermöglicht. Eine freie Designerin braucht das Projekt, nicht den Workspace. Eine Kundin braucht das Projekt, für das sie zahlt, nicht das daneben mit dem Namen einer anderen Kundin. Es geht nicht um Misstrauen — Menschen sehen, was vor ihnen liegt, und vor ihnen sollte ihre eigene Arbeit liegen.
Zwei Fragen bestimmen die Rolle
Dürfen sie etwas ändern, und dürfen sie andere einladen? Alles Weitere folgt daraus.
Bearbeitungsrechte für alle, deren Aufgabe es ist, Arbeit zu produzieren; Leserechte für alle, deren Aufgabe es ist, eine Meinung zu haben. Wer prüft und Bearbeitungsrechte hat, ändert irgendwann versehentlich etwas, und niemand weiß wann. Behalten Sie das Einladungsrecht im eigenen Team — externe Mitarbeitende, die Personen hinzufügen können, machen Ihre Zugriffsliste zur Entscheidung anderer.
Das Datum ist der Teil, den alle überspringen
Wenn Sie jemanden für ein befristetes Engagement aufnehmen, notieren Sie das Enddatum noch am selben Tag. Eine Kalendererinnerung genügt. Diese eine Gewohnheit ist der Unterschied zwischen einer Zugriffsliste, die die Realität abbildet, und einer, die sich drei Jahre lang aufstaut.
Entziehen Sie den Zugriff an dem Tag, an dem die Arbeit endet, nicht wenn Sie das nächste Mal daran denken. Es gibt keinen höflichen Moment dafür, also nie einen guten Zeitpunkt, also passiert es nie. Machen Sie es automatisch statt zu einer Entscheidung.
Eine Zehn-Minuten-Prüfung, zweimal im Jahr
Öffnen Sie die Liste und gehen Sie sie mit einer Frage pro Name durch: Arbeitet diese Person noch mit uns? Nicht „könnte sie es noch brauchen“ — die Antwort ist immer vielleicht. Nur die einfache Frage.
Sie werden jedes Mal zwei oder drei finden. Genau darum geht es: Die Liste ist nie falsch, wenn Sie hinsehen — nur wenn Sie es nicht tun.
Häufig gestellte Fragen
Welchen Zugriff sollten externe Mitarbeitende bekommen?
Die engste Ebene, die die Arbeit ermöglicht — das Projekt, nicht den Workspace. Menschen sehen, was vor ihnen liegt, und das sollte die eigene Arbeit sein, nicht die einer anderen Kundin.
Sollten Externe andere einladen dürfen?
Nein. Behalten Sie Einladungsrechte im eigenen Team. Wer von außen Personen hinzufügen kann, macht Ihre Zugriffsliste zur Entscheidung anderer.
Wie verhindere ich, dass sich Altzugänge anhäufen?
Notieren Sie das Enddatum am selben Tag, an dem Sie jemanden aufnehmen, und entziehen Sie den Zugriff am Tag des Arbeitsendes statt bei nächster Gelegenheit. Prüfen Sie die Liste zusätzlich zweimal im Jahr zehn Minuten lang.
