Ortak mesai saati, her kişinin çalışma aralığı UTC'ye çevrilip kesişim alınarak bulunur. Kesişim iki saatin altına düşerse toplantı takvimi işe yaramaz, ekibin yazılı akışa geçmesi gerekir.
Hesap nasıl yapılır
Üç adımlık bir işlem var.
1. Her kişinin çalışma aralığını kendi yerel saatiyle yazın.
2. Hepsini UTC'ye çevirin. İstanbul UTC+3, Berlin yazın UTC+2, New York yazın UTC-4 üzerinden ilerler.
3. Aralıkları alt alta koyup ortak dilimi işaretleyin. O dilim, ekibin canlı konuşabileceği tek penceredir.
Yaz saati uygulaması bu pencereyi yılda iki kez kaydırır. Avrupa ve Kuzey Amerika farklı tarihlerde geçiş yaptığı için arada birkaç haftalık kayma olur. Saat dilimi kurallarının güncel kaydı IANA zaman dilimi veritabanında tutulur.
Ortak pencere daraldığında ne yapılır
Pencere iki saatin altına indiğinde şu kurallar ekibi ayakta tutar:
- Toplantıyı yalnızca karar üretilecek konular için kullanın, bilgilendirmeyi yazın
- Tekrarlayan toplantıları dönüşümlü saatlere koyun, uyanma saati aynı kişiye yüklenmesin
- Toplantı notunu ve kararı kalıcı bir belgeye yazın, katılamayan kişi metinden yetişsin
- Cevap süresi beklentisini saatle yazın, herkes her mesajı acil saymasın
Pencerenin dar olması ekibin verimsiz olduğu anlamına gelmez. Dar pencereli ekiplerde iş, konuşma yerine yazılı devir üzerinden yürür. Gün sonunda bırakılan not, diğer saat diliminde günün başında okunur ve iş kaldığı yerden devam eder.
Lodos bu noktada ne çözüyor
Ortak pencerenin görünür olması için takvimin, sohbetin ve toplantı notunun aynı yerde durması gerekir. Calendar tekrarlayan toplantıyı paylaşılan takvime koyar, MeMeet görüşme sırasında alınan notu ve aksiyon maddesini kaydeder, kanallar ise pencere dışında kalan trafiği taşır. Uzaktan çalışan ekipler için modül listesi Remote Teams sayfasında.
Sınır şurada. Lodos takvimi kişi bazlı çalışma saatlerini otomatik kesiştirip size hazır bir pencere önermiyor, kesişimi bir kez elle çıkarıp takvime sabitlemeniz gerekiyor.
Pencereyi takvime sabit blok olarak yazmak da işe yarar. Blok görünür olduğunda toplantı talepleri kendiliğinden o aralığa toplanır ve ortak saat dışındaki davetler azalır.
Kapasitenin plana nasıl yansıdığı zaman takibi yazısında duruyor.
SSS
Ortak mesai saati kaç saat olmalı? İki saat çoğu ekip için alt sınırdır. Bu pencere karar toplantısına ve acil netleştirmeye yeter.
Yaz saati değişimi planı bozar mı? Bozar. Avrupa ve Kuzey Amerika geçiş tarihleri farklı olduğu için yılda iki kez ortak pencere birkaç hafta boyunca bir saat kayar.