El día del evento
Casi todo problema de un evento es un problema de puerta, y la puerta se decide semanas antes.
El módulo Events gestiona inscripciones, tipos de entrada, aforo, acreditación y lista de asistentes. Casi todo lo que sigue trata de la media hora que decide cómo va el resto.
Tipos de entrada: tres suele ser uno de más
Cada tipo adicional es una pregunta que alguien tiene que responder sobre sí mismo antes de inscribirse, y cada pregunta pierde gente. Estándar y una reducida —estudiante, socio, anticipada— cubre la mayoría de los eventos. Si te tienta añadir un cuarto, pregúntate qué decisión le cambia al asistente. Si la respuesta es solo «cambia lo que cobramos», conviértelo en un código de descuento.
Nombra los tipos por quién los compra, no por lo que cuestan. «Socio» le dice a alguien si le aplica; «Nivel 2» no.
El aforo no es el tamaño de la sala
Pon un aforo por debajo de lo que cabe, porque las inscripciones gratuitas no vienen todas y las de pago casi sí. En un evento gratuito espera entre la mitad y dos tercios; en uno de pago, casi todos. Llenar la sala exacta en un evento gratuito da una sala que parece vacía, y hacerlo en uno de pago da gente de pie.
Si dudas, abre menos plazas y añade más. Ampliar aforo es un buen anuncio. Reducirlo es una disculpa.
Una acreditación que funciona sin wifi
El wifi del local irá mal justo cuando lleguen cuarenta personas a la vez. Dos hábitos lo convierten en algo irrelevante.
Abre la lista de asistentes en el dispositivo de la puerta antes de que llegue nadie, mientras aún hay conexión, y déjala abierta. Y ten una copia impresa o descargada: no para usarla, sino para que una conexión caída solo te cueste una cola más lenta.
Pon dos personas en la puerta para cualquier cosa por encima de cincuenta. Una persona escaneando es una cola; dos son un flujo. La segunda no necesita formación, solo la lista.
Las dos cifras que merecen atención
La tasa de asistencia frente a inscripciones te dice si tus recordatorios funcionan. Si baja de la mitad en un evento gratuito, el problema casi nunca es el contenido: es que nadie recibió un recordatorio esa mañana.
De dónde vinieron las inscripciones te dice dónde poner esfuerzo la próxima vez. Míralo una vez, una semana después, y apunta la cifra donde vayas a encontrarla antes del siguiente evento. Nadie recuerda esto bien seis meses después, y todo el mundo cree que sí.
Preguntas que la gente hace
¿Cuántos tipos de entrada debería ofrecer?
Dos en la mayoría de casos: estándar y una reducida. Cada tipo extra es una pregunta que el asistente debe responder sobre sí mismo, y cada una pierde gente. Si un cuarto tipo solo cambia el precio, hazlo código de descuento.
¿Cuánto aforo debo abrir?
Menos de lo que cabe en la sala. En eventos gratuitos asiste entre la mitad y dos tercios; en los de pago, casi todos. Abre menos plazas y amplía: ampliar es un anuncio, reducir es una disculpa.
¿Y si falla el wifi durante la acreditación?
Abre la lista en el dispositivo de la puerta antes de que llegue la gente y déjala abierta, y guarda una copia descargada o impresa. Así una conexión caída solo cuesta una cola más lenta, no una puerta bloqueada.
