Un pipeline que te dice algo
Casi todos los CRM mueren de dos cosas: etapas que nadie sabe definir y campos que nadie rellena. Ambas se arreglan en una tarde.
El módulo CRM sigue empresas, contactos y oportunidades a través de etapas. Que resulte útil o se convierta en una carga depende casi por completo de cómo definas esas etapas.
Define las etapas por lo que hizo el comprador, no por lo que hiciste tú
«Propuesta enviada» es una etapa sobre ti. «Propuesta revisada con su equipo» es una etapa sobre ellos, y solo la segunda predice algo.
La prueba de cada etapa: ¿pueden dos personas mirar una oportunidad y coincidir, sin discutir, en qué etapa está? Si hace falta hablarlo, la definición es vaga y las cifras del pipeline son ficción. Cinco etapas que todos leen igual valen más que nueve que exigen interpretación.
Menos campos, pero rellenos
Cada campo obligatorio es un pequeño impuesto sobre quien mete los datos, normalmente al final de un día largo. Añade suficientes y la gente empieza a escribir «n/d»: parece dato, sale en los informes como dato, y no es nada.
Conserva los campos por los que realmente filtrarías o informarías. Si nadie ha sacado nunca un informe por sector, el sector no tiene por qué ser obligatorio. Siempre puedes añadir un campo después; no puedes recuperar un año de galimatías escrito con prisa.
El siguiente paso es toda la disciplina
Las oportunidades no mueren de rechazo. Mueren de silencio, y el silencio ocurre cuando una oportunidad sale de una conversación sin fecha.
Nunca cierres una ficha sin una acción siguiente y un día. Nada de «hacer seguimiento pronto»: una fecha real, aunque sea arbitraria. Las fechas arbitrarias se mueven; las fechas ausentes se olvidan del todo, y una oportunidad olvidada es indistinguible de una perdida seis semanas después.
Marca lo perdido como perdido, y di por qué
El instinto es dejar abierta una oportunidad muerta, porque cerrarla parece rendirse. Así el pipeline se llena poco a poco de cosas que nunca cerrarán y la previsión deja de servir.
Ciérralas y anota el motivo en pocas palabras: precio, momento, se quedaron con el proveedor de siempre, sin presupuesto este año. Después de veinte se ve un patrón, y el patrón es lo único de un CRM que cambia cómo vendes.
Preguntas que la gente hace
¿Cómo definir las etapas del pipeline?
Por lo que hizo el comprador, no por lo que hiciste tú. «Propuesta revisada con su equipo» predice algo; «propuesta enviada» no. Dos personas deberían coincidir en la etapa sin discutirlo.
¿Cuántos campos deben ser obligatorios?
Solo aquellos por los que filtrarías o informarías de verdad. Demasiados producen entradas «n/d», que parecen datos y no son nada. Un campo se añade después; un año de prisas no se recupera.
¿Cuál es el hábito que más cierra?
No dejar nunca una ficha sin una acción siguiente y una fecha real. Las oportunidades mueren de silencio, y el silencio empieza cuando una sale de una conversación sin día asignado.
