Los veinte minutos que protegen la cuenta
Casi ningún espacio de trabajo se pierde por un ataque ingenioso. Se pierden por una contraseña compartida y un portátil por el que nadie preguntó.
La seguridad en un espacio de trabajo es sobre todo administración, no criptografía. Cuatro decisiones cubren casi todo lo que de verdad sale mal.
Dos administradores, ni uno ni siete
Un solo administrador es un punto único de fallo con vacaciones y un teléfono que se puede perder. Siete administradores significan que nadie es responsable, porque la responsabilidad no se divide.
Dos es el número: uno principal y otro que pueda actuar cuando al primero no se le localiza. El resto recibe el acceso que su trabajo necesita. Si te descubres haciendo administrador a alguien para que pueda hacer una cosa concreta, eso indica que ese permiso debería existir por separado, no que esa persona deba tener todos los permisos.
Nunca compartas un acceso
La cuenta compartida siempre empieza siendo razonable: una licencia, una herramienta que usan dos personas de vez en cuando. Luego está en un gestor de contraseñas, luego en un hilo de mensajes, y al final pertenece a alguien que se fue el año pasado.
Con un acceso compartido se rompen dos cosas, y ninguna se arregla después. No puedes saber quién hizo algo, así que cualquier pregunta sobre un cambio acaba en un encogimiento de hombros. Y no puedes retirar el acceso de una sola persona, porque hay una puerta y todos tienen la misma llave.
Mira la lista de dispositivos dos veces al año
La gente cambia de portátil y de móvil más de lo que cree, y los antiguos siguen con la sesión abierta mientras nada los expulse. Ahí vive el riesgo silencioso: no un asalto, sino un aparato en un cajón, o vendido, con una sesión todavía viva.
Abre las sesiones activas y cierra todo lo que no reconozcas o ya no uses. Cuesta cinco minutos y es la única tarea rutinaria de seguridad que encuentra algo con regularidad.
El día que alguien se va
Retira el acceso en su último día, no la semana siguiente. No por desconfianza —normalmente no la hay— sino porque, pasada la urgencia, esa tarea compite con todo lo demás, y el acceso que sobrevive a una salida suele sobrevivir años.
Tres cosas en orden: quítale del espacio, transfiere la propiedad de lo que solo tenga esa persona y después comprueba si hay que cambiar alguna credencial compartida. El segundo paso es el que se olvida, y el archivo al que después nadie puede entrar aparece siempre en el peor momento.
Preguntas que la gente hace
¿Cuántos administradores debe tener un espacio?
Dos: uno principal y otro que pueda actuar cuando al primero no se le localiza. Uno es un punto único de fallo; varios significan que nadie es responsable, porque la responsabilidad no se divide.
¿Por qué no usar un acceso compartido?
Porque se rompen dos cosas de forma permanente. No puedes saber quién hizo algo y no puedes retirar el acceso de una sola persona: hay una puerta y todos tienen la misma llave.
¿Qué hacer cuando alguien se va?
En su último día: quítale del espacio, transfiere la propiedad de lo que solo tenga esa persona y cambia las credenciales compartidas. La transferencia es el paso olvidado y el archivo huérfano aparece en el peor momento.
