Der Tag der Veranstaltung
Fast jedes Veranstaltungsproblem ist ein Einlassproblem — und der Einlass wird Wochen vorher entschieden.
Das Events-Modul übernimmt Anmeldung, Ticketarten, Kapazität, Einlass und Teilnehmerliste. Das meiste im Folgenden betrifft die halbe Stunde, die darüber entscheidet, wie der Rest läuft.
Ticketarten: drei ist meist eine zu viel
Jede zusätzliche Ticketart ist eine Frage, die jemand über sich selbst beantworten muss, bevor er sich anmelden kann — und jede Frage kostet Anmeldungen. Standard plus eine Ermäßigung (Studierende, Mitglieder, Frühbucher) deckt die meisten Veranstaltungen ab. Wenn Sie eine vierte hinzufügen wollen, fragen Sie, welche Entscheidung sie den Teilnehmenden abnimmt. Lautet die Antwort nur „sie ändert den Preis“, machen Sie einen Rabattcode daraus.
Benennen Sie Arten danach, wer sie kauft, nicht danach, was sie kosten. „Mitglied“ sagt jemandem, ob es ihn betrifft; „Stufe 2“ nicht.
Kapazität ist nicht die Raumgröße
Setzen Sie die Kapazität unter das, was der Raum fasst: Bei kostenlosen Anmeldungen kommen nicht alle, bei bezahlten fast alle. Rechnen Sie bei kostenlosen Veranstaltungen mit der Hälfte bis zwei Dritteln, bei bezahlten mit nahezu allen. Den Raum bei einer kostenlosen Veranstaltung exakt auszuverkaufen bedeutet einen leer wirkenden Saal; dasselbe bei einer bezahlten bedeutet Stehplätze.
Im Zweifel weniger Plätze öffnen und nachlegen. Kapazität zu erhöhen ist eine schöne Ankündigung. Sie zu senken ist eine Entschuldigung.
Ein Einlass, der auch ohne WLAN funktioniert
Das WLAN am Veranstaltungsort wird genau dann schlecht sein, wenn vierzig Leute gleichzeitig ankommen. Zwei Gewohnheiten machen daraus einen Nicht-Vorfall.
Öffnen Sie die Teilnehmerliste auf dem Einlassgerät, bevor jemand kommt, solange die Verbindung steht — und lassen Sie sie offen. Und halten Sie eine ausgedruckte oder heruntergeladene Kopie bereit; nicht zum Benutzen, sondern damit eine tote Verbindung Sie nur eine langsamere Schlange kostet.
Ab fünfzig Personen zwei Leute an den Einlass. Eine Person, die scannt, ist eine Schlange; zwei sind ein Fluss. Die zweite Person braucht keine Einweisung, nur die Liste.
Die zwei Zahlen, die zählen
Die Teilnahmequote im Verhältnis zu den Anmeldungen sagt Ihnen, ob Ihre Erinnerungen wirken. Fällt sie bei einer kostenlosen Veranstaltung unter die Hälfte, liegt es fast nie am Inhalt — es lag daran, dass am Morgen niemand erinnert wurde.
Woher die Anmeldungen kamen, sagt Ihnen, wo sich Aufwand beim nächsten Mal lohnt. Schauen Sie einmal, eine Woche danach, und schreiben Sie die Zahl irgendwohin, wo Sie sie vor der nächsten Veranstaltung wiederfinden. Sechs Monate später erinnert sich niemand richtig daran — und alle glauben es doch.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Ticketarten sollte ich anbieten?
Meist zwei: Standard und eine Ermäßigung. Jede weitere Art ist eine Frage, die Teilnehmende über sich selbst beantworten müssen, und jede kostet Anmeldungen. Ändert eine vierte Art nur den Preis, machen Sie einen Rabattcode daraus.
Wie viel Kapazität soll ich öffnen?
Weniger, als der Raum fasst. Bei kostenlosen Veranstaltungen kommen etwa die Hälfte bis zwei Drittel, bei bezahlten fast alle. Weniger Plätze öffnen und nachlegen — erhöhen ist eine Ankündigung, senken eine Entschuldigung.
Was, wenn das WLAN beim Einlass ausfällt?
Die Teilnehmerliste vor dem Andrang auf dem Einlassgerät öffnen und offen lassen, plus eine heruntergeladene oder gedruckte Kopie. Dann kostet eine tote Verbindung nur eine langsamere Schlange statt eines blockierten Eingangs.
