Uzaktan çalışma iletişimi öngörülebilir biçimlerde başarısız olur: bir mesaj olabilecek çok fazla toplantı, bir dokümantasyon olabilecek çok fazla mesaj ve işin ardındaki kararları açıklayan çok az dokümantasyon. En yüksek performanslı dağıtık ekipler iletişimi, doğal olarak gerçekleşen bir davranış değil, tasarlanacak bir sistem olarak ele alır. İşte bu sistem neye benziyor.
Eşzamansız Öncelikli, Eşzamansız Yalnızca Değil
Eşzamansız öncelikli, eşzamansız iletişimi varsayılan almak ve eşzamanlı toplantıları gerçekten gerçek zamanlı etkileşim gerektiren durumlara ayırmak demektir - canlı beyin fırtınası, çatışma çözümü veya metinde ileri geri gitmenin çok yavaş olduğu karmaşık kararlar. Rutin güncellemeler, durum kontrolleri, onaylar ve bilgi paylaşımı; hepsi insanların kesintiye uğradıklarında değil, müsait olduklarında yanıt verdiği Social Hive kanallarında gerçekleşir. Amaç toplantıları ortadan kaldırmak değil, derin çalışma zamanını korumaktır.
Kanal Mimarisi Önemlidir
Yapılandırılmamış ekip sohbeti hızla gürültüye dönüşür. Yüksek sinyalli ekipler kanal mimarilerini bilinçli tasarlar: şirket geneli duyurular için bir #general kanalı (düşük hacim, yüksek sinyal), işin kendisi için projeye özel kanallar, ekipler arası sorular için bir #help kanalı ve gönderilen işi kutlamak için bir #wins kanalı. Her kanalın belirtilmiş bir amacı vardır. Bir konuşma mevcut hiçbir kanala ait değilse, bu ya yeni bir tane oluşturmak için bir işarettir ya da bunun bir DM olduğunun işaretidir.
Toplantı Disiplini: Gündem ya da İptal
Her toplantının, davet gönderilmeden önce paylaşılan yazılı bir gündemi olmalıdır. Bir gündem yazamıyorsanız, toplantının ne için olduğunu bilmiyorsunuz demektir - ve bu bir eşzamansız mesaj olmalıdır. MeMeet iş birlikçi notları, gündemin toplantının kendi içinde yaşamasını sağlar: arama başlamadan önce notlar panelinde yazın; katılımcılar toplantı başlamadan önce bağlam ve sorular ekleyebilir. Arama bittiğinde, notlar - kararlar, eylem maddeleri, sonraki adımlar - zaten yazılmıştır ve otomatik olarak Notebook’a senkronize edilir.
Yalnızca Sonuçları Değil, Kararları Belgeleyin
Dağıtık ekiplerdeki en yaygın bilgi boşluğu, kararların ardındaki "neden"dir. Bir görev panosu neyin oluşturulduğunu gösterir; bir yaklaşımın alternatiflere göre neden seçildiğini veya kararı hangi kısıtların yönlendirdiğini nadiren açıklar. Önemli kararlar için 3 cümlelik bir Notebook girişi - "X’i Y yerine Z nedeniyle seçtik" - yeni bir ekip üyesi katıldığında veya altı ay sonra bağlamın yeniden gözden geçirilmesi gerektiğinde haftalarca sürecek karışıklığı ortadan kaldırır.
Zaman Dilimi Görgü Kuralları
Çok zaman dilimli ekiplerde, "hızlı yanıt = iyi çalışan" şeklindeki söylenmemiş kural kaygıya ve tükenmişliğe neden olur. Yüksek performanslı uzak ekipler yanıt süresi beklentilerini açık hale getirir: neyin aynı gün yanıt gerektirdiği, neyin 24 saat bekleyebileceği ve neyin gerçekten acil olduğu. @here veya @channel ile etiketlenmiş, iş saatleri dışındaki yalnızca-acil bildirimleri, nadir oldukları için anlam taşır. Her şey @channel olduğunda hiçbir şey acil değildir.
İşe Yarayan İletişim Yığını
Lodos kullanan uzak ekipler genellikle bir düzene oturur: Social Hive’da eşzamansız güncellemeler ve kanal iletişimi, MeMeet’te haftada iki eşzamanlı kontrol, Notebook’ta belgelenen kararlar ve bağlam ve Task Management’te izlenen iş. Her şey bağlıdır - Notebook’ta atıfta bulunulan bir karar, bilgilendirdiği göreve bağlanır; bir toplantı notu, ürettiği eylem maddelerine bağlanır. İletişim ve iş aynı yerde kalır ki bu, uyumlu kalan dağıtık ekipler için temel gerekliliktir.
