Traer el trabajo desde otras herramientas
Casi todas las migraciones fallan en el mismo punto: alguien intenta traerlo todo, y todo tarda más de lo que nadie previó.
Tu trabajo ya está en otro sitio: archivos en una unidad, tareas en un tablero, notas en tres lugares. Mover eso va menos de formatos de exportación y más de decidir qué merece venir.
Mueve lo vivo, archiva lo terminado
El instinto es traerlo todo para que no se pierda nada. El resultado es un espacio nuevo que el primer día ya parece tan abarrotado como el viejo, y nadie confía en él porque no distingue qué está vigente.
Trae los proyectos que están en marcha ahora, más lo que un cliente pueda preguntar este trimestre. Los proyectos terminados que se queden donde están: la herramienta antigua seguirá sirviendo para leer, y ya traerás una carpeta suelta el día que alguien la necesite. Una migración que acabas en una semana vale más que una perfecta que abandonas en el segundo mes.
El orden que funciona
Primero los archivos, después el trabajo que los referencia, después las personas. Los archivos son lo más lento y lo menos discutible; pasarlos pronto significa que, cuando lleguen las tareas, los enlaces que necesitan ya existen.
No invites al equipo hasta que al menos un proyecto real esté completo y usable. La gente se forma una opinión en los primeros diez minutos, y un espacio vacío les enseña que aquí todavía no hay nada, una creencia que cuesta meses deshacer.
No reconstruyas la estructura antigua tal cual
Cada migración es una ocasión rara de soltar esa carpeta que alguien creó en 2023 y que nadie ha abierto desde entonces. Si copias la jerarquía sin tocarla, también copias todos los apaños que fue acumulando.
Una pregunta por carpeta de primer nivel: si empezáramos hoy, ¿existiría? Normalmente un tercio no existiría. En ese tercio vive casi toda la confusión.
Pon fecha para dejar de usar los dos
Tener dos sistemas a la vez es el estado más caro y también el más cómodo, así que los equipos se quedan ahí meses. Cada día de solapamiento es un día en que la mitad del trabajo está en un sitio y la otra mitad en otro, y nadie se equivoca.
Elige una fecha, dila en voz alta y a partir de ahí trata la herramienta antigua como de solo lectura. No porque la migración vaya a estar terminada —no lo estará— sino porque un plazo es lo único que convierte «habría que mover eso» en alguien moviéndolo.
Preguntas que la gente hace
¿Debo moverlo todo?
No. Mueve lo que está en marcha y lo que un cliente pueda preguntar este trimestre, y deja los proyectos terminados en la herramienta antigua como solo lectura. Una migración terminada en una semana gana a una perfecta abandonada.
¿Qué orden debe seguir una migración?
Archivos, luego el trabajo que los referencia, luego las personas. Y no invites al equipo hasta que un proyecto real esté completo dentro: un espacio vacío enseña que aquí no hay nada, y eso tarda meses en corregirse.
¿Cuánto tiempo mantener los dos sistemas?
Pon una fecha y deja la herramienta antigua en solo lectura después. El solapamiento es cómodo y caro: mientras ambos viven, media parte del trabajo está en cada sitio y nadie se equivoca del todo.
