Planlanan ve gerçekleşen saat arasındaki fark tek başına tahmin hatası anlamına gelmez. Sapmanın üç ayrı kaynağı vardır ve hangisinden geldiği ayrılmadan yapılan her düzeltme yanlış yere gider.
Sapmanın üç kaynağı
Kapsam büyümesi. İş, tahmin edildiği andaki iş değildir. Araya giren istekler saati büyütür ama tahmin doğruydu.
Kapasite yanılgısı. Kişi haftada kırk beş saat çalışıyor olabilir, ancak bunun tamamı proje işi değildir. Toplantı, destek ve idari işler düşülmeden kapasite hesabı kurulamaz. Haftalık yasal çalışma süresinin üst sınırı 4857 sayılı İş Kanunu'nun 63. maddesinde kırk beş saat olarak tanımlı.
Gerçek tahmin hatası. İşin kendisi sanılandan zor çıkmıştır. Öğrenilecek bilgi burada saklıdır.
Sapma nasıl ayrıştırılır
Haftalık kapanışta her sapan görev için tek bir soru sorulur. Görevin tanımı değişti mi, kişi bu göreve ayıracağı saati başka işe mi verdi, yoksa iş sanıldığından mı uzun sürdü.
- Tanım değiştiyse kapsam kaydı tutulur, tahmin sistemine dokunulmaz
- Saat başka işe gittiyse kapasite oranı düşürülür
- İkisi de değilse tahmin katsayısı o iş tipi için güncellenir
Üç haftalık kayıt, çoğu ekipte gerçek kapasite oranını ortaya çıkarır. Bu oran genelde yüzde altmış ile yetmiş arasında oturur ve planlama bu rakamla yapılır.
Sapmanın yönü de bilgi taşır. Gerçekleşen saat sürekli tahminin altında kalıyorsa ekip kendini güvenceye alarak tahmin veriyordur ve boşta kalan kapasite görünmez olur. Bu durum gecikmeden daha az fark edilir ve planlamayı aynı ölçüde bozar.
Kayıt nerede tutulur
Sapma ancak saat ile görev aynı yerde kayıtlıysa okunabilir. Kronos zamanlayıcısı görev kartından başlatıldığında süre doğrudan o göreve yazılır, Task Management panosu da planlanan ve gerçekleşen değeri yan yana gösterir. Proje yönetimi tarafındaki modüller Project Managers sayfasında listeli.
Sınır şurada. Lodos otomatik bir bütçe uyarısı veya kritik yol hesabı üretmiyor. Sapmayı haftalık kapanışta okuyup yorumlamak proje yöneticisinin işi olarak kalıyor.
Aynı kaydın faturaya dönen yüzü kullanım oranı yazısında duruyor.
SSS
Yüzde kaç sapma normaldir? Sabit bir eşik yok. Anlamlı olan sapmanın yönünün tutarlı olması. Aynı iş tipinde üç hafta üst üste aynı yönde sapma varsa tahmin katsayısı yanlıştır.
Kapasite oranı nasıl bulunur? Bir kişinin haftalık toplam kayıtlı saatinin proje görevlerine yazılan kısmına bakılır. Bu oran planlamada kullanılacak gerçek kapasitedir.