İki ayrı süre var. Vergi Usul Kanunu'nun 253. maddesi defter ve belgeler için ilgili yılı takip eden takvim yılından itibaren beş yıl, Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi ticari defterler, finansal tablolar ve ticari yazışmalar için on yıl saklama öngörür. Uygulamada uzun olan süre esas alınır.
Sürenin başlangıcı hangi tarihtir
Süre, belgenin ilgili olduğu takvim yılının bitişiyle başlar. Düzenlenme günü sayacı başlatmaz. 2026 yılına ait bir fatura için beş yıllık süre 1 Ocak 2027'de işlemeye başlar. Ticari defterlerde süre, son kaydın yapıldığı yılın sonundan itibaren sayılır.
Elektronik saklamada ne aranıyor
Belgeleri elektronik ortamda tutmak serbest, ancak iki şart var. Kayıtlara saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeli ve kayıtlar uygun sürede okunabilir hale getirilebilmeli. Vergi Usul Kanunu ayrıca kayıtlara erişim için gereken bilgi ve şifrelerin de saklanmasını ve talep halinde ibraz edilmesini istiyor.
Pratikte bu üç kuralı doğuruyor.
- Arşiv, kişisel bir hesabın içinde durmamalı, kurum kontrolünde olmalı
- Klasör yapısı yıl ve belge tipine göre kurulmalı, arama süresi dakikalarla ölçülmeli
- Erişim yetkisi kişiye değil role bağlanmalı, ayrılan çalışanla arşiv kaybolmamalı
Sözleşmelerde ayrı bir nokta var. Saklama süresi, sözleşmenin doğurduğu son işlemin tamamlandığı yıldan sonra işlemeye başlar. İmza tarihi sayacı başlatmaz. Uzun süreli bakım ve abonelik sözleşmelerinde iki tarih arasındaki fark birkaç yıla ulaşır ve arşivden erken silinen dosyalar denetimde eksik çıkar.
Arşivin tek yerde toplanması
Lodrive klasör bazlı izinle çalışıyor, denetçiye yalnızca ilgili klasörü paylaşmak bağlantı üzerinden mümkün oluyor. Sözleşme yenileme ve beyan tarihleri Calendar üzerinde ortak takvime giriyor. Finans ekiplerinin kullandığı modüller Finance Teams sayfasında listeli.
Sınır şurada. Lodrive genel amaçlı bir dosya alanı, e-defter veya e-fatura saklama hizmeti değil. Yasal saklama zorunluluğu yine mükellefte kalıyor ve depolama alanı planla sınırlı, Basic planda 30 GB veriyor.
Abonelik giderlerinin kişi başına hesabı yazılım maliyeti yazısında duruyor.
SSS
Beş yıl mı on yıl mı geçerli? İki kanun farklı süre öngörüyor. Tacir sıfatı taşıyan işletmelerde on yıllık süre daha uzun olduğu için pratikte belirleyici olan odur.
Belgeyi kağıt olarak saklamak zorunlu mu? Elektronik saklama, kayıtların süre boyunca erişilebilir ve okunabilir olması şartıyla mümkündür.